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D.O. nº28457 de 15/03/2023
PORTARIA Nº 077 Designação de Substituição Gerencia Contabil Paulo Henrique
D.O. nº28457 de 15/03/2023

PORTARIA Nº 076/2023/INDEA-MT

D.O. nº28458 de 16/03/2023
PORTARIA Nº 079 Designação de Substituição Diretoria tecnica Marcio adelio

PORTARIA Nº 076/2023/INDEA-MT

Cria força-tarefa para a regularização dos bens móveis do Instituto de Defesa Agropecuária de Mato Grosso (INDEA/MT) e institui comissão para realização de Inventário Físico-Financeiro do Ano de 2023, avaliação inicial, incorporação, baixa e regularização das informações dos bens patrimoniais móveis.

A PRESIDENTE DO INSTITUTO DE DEFESA AGROPECUÁRIA DO ESTADO DE MATO GROSSO - INDEA/MT, no uso de suas atribuições legais e regimentais e;

Considerando o disposto na Lei Federal nº 4.320/64, que dispõe sobre o levantamento físico e financeiro das Unidades Administrativas;

Considerando a Lei Estadual n° 11.109, de 20 de abril de 2020, que dispõe sobre a gestão patrimonial da Administração Pública do Estado de Mato Grosso;

Considerando o Decreto Estadual nº 194, de 15 de julho de 2015, consolidado até o Decreto Estadual n° 595, de 08 de junho de 2016, que normatiza a gestão dos bens patrimoniais móveis do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

Considerando Instrução Normativa nº 03/2015/SEGES, que orienta os órgãos e entidades do Poder Executivo sobre a realização do inventário;

Considerando a necessidade de realização de inventário físico-financeiro anual de bens móveis do Instituto de Defesa Agropecuária do Estado de Mato Grosso-INDEA-MT;

Considerando a necessidade de regularizar as informações patrimoniais do Instituto de Defesa Agropecuária de Mato Grosso (INDEA/MT) no Sistema Integrado de Gestão Patrimonial - SIGPAT e no Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças - FIPLAN,

RESOLVE:

Art. 1º Criar força-tarefa para a regularização dos bens móveis do Instituto de Defesa Agropecuária do Estado de Mato Grosso- INDEA/MT e instituir comissão para a realização de Inventário Físico-Financeiro do ano de 2023, que serão desenvolvidos pelos servidores a seguir designados sob a presidência do primeiro:

I - Fábio Cândido da Rosa - matricula nº 110062

II - Silvio da Silva Rondon - matrícula nº 800130

III - Renan Boaventura Maciel - matrícula nº 293660

IV - Marcília Gonçalves Ferreira e Silva - matrícula nº 59549

V - Maria Neves Nogueira - matrícula 46767

VI - Josimar Camilo de Souza - matricula nº 237237

Art. 2º Compete à Força-Tarefa:

I - Elaborar proposta de plano de ação a partir das recomendações oriundas da Comissão de Inventário de Bens Móveis do ano 2022, bem como recomendações da Controladoria Geral do Estado - CGE e da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data de publicação desta Portaria para aprovação da Presidência;

II - Orientar e capacitar os servidores das unidades para realização do levantamento dos bens móveis servíveis e inservíveis do Instituto de Defesa Agropecuária do Estado de Mato Grosso-INDEA;

III - Executar e acompanhar as ações definidas no plano de ação;

IV - Implementar modelo de organização do inventário de bens móveis nas unidades, contento as respectivas orientações e modelos a serem utilizados;

V - Promover a interlocução com as Unidades Regionais de Supervisão, Unidades Locais de Execução e demais unidades administrativas do INDEA;

VI - Acompanhar monitoramento dos resultados das ações propostas no plano;

VII - Atuar nas demandas provenientes da Controladoria Geral do Estado e da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão.

Art. 3º A força tarefa terá sua atuação voltada precipuamente para a regularização dos bens móveis pertencentes ao INDEA, devendo ser realizado um trabalho conjunto com as Unidades Regionais de Supervisão - URS e Unidades Locais de Execução - ULE, tendo por objetivo final a apresentação de Inventário Físico-Financeiro do ano de 2023 dos bens móveis, como também possibilitará:

I - Levantamento dos bens móveis servíveis e inservíveis localizados nas unidades do INDEA;

II - Atualização do estado de conservação e localização no sistema SIGPAT;

III - Estabelecimento de cronograma para cientificar os responsáveis pelas unidades a serem inventariadas sobre o prazo de entrega do trabalho.

IV - Orientação direcionada às unidades quanto aos bens móveis inservíveis ociosos, obsoletos e irrecuperáveis.

V - Registro dos bens doados pelos FUNDOS e não incorporados.

VI - Conciliação dos saldos patrimoniais e contábeis.

Art. 4º O trabalho de regularização dos bens móveis que será executado pela comissão com a participação das unidades administrativas, do setor de patrimônio e contábil, que consistirá em 3 (três) ETAPAS, sendo:

I - ETAPA 01: Levantamento dos bens móveis servíveis e inservíveis localizados nas unidades do INDEA, conforme as ações e datas a seguir estabelecidas:

a)      A comissão orientará as unidades administrativas quanto aos procedimentos necessários à execução da ação, bem como encaminhará a relação dos bens móveis registrados no sistema SIGPAT, sob responsabilidade da unidade inventariada, para conferência e atualização das informações. Essa ação deverá ser concluída até o dia 17/03/2023;

b)      As unidades administrativas deverão conferir in loco a relação enviada com os bens existentes nas unidades e devolver para comissão com as informações levantadas. Essa ação deverá ser concluída até o dia 31/03/2023;

c)      Em caso de bens em utilização pela unidade, mas não localizados na relação enviada pela comissão, deverá as unidades administrativas informar a existência desses bens com o número do registro patrimonial (RP) e fotos, e, não existindo o RP deve ser informada a situação para proceder o tombamento e incorporação. Essa ação deverá ser concluída até o dia 31/03/2023;

d)     Os bens inservíveis também deverão ser informados formalmente pelas unidades administrativas, contendo o registro patrimonial e fotográfico para que o setor de patrimônio proceda as devidas providências. Essa ação deverá ser concluída até o dia 31/03/2023;

e)      A comissão receberá a relação de todos os bens levantados pelas unidades administrativas com as informações dos bens servíveis e inservíveis para realizar os ajustes e correções no sistema SIGPAT, bem como a destinação dos bens inservíveis. Essa ação deverá ser concluída até o dia 22/05/2023;

f) Após as devidas correções e ajustes a comissão encaminhará às unidades administrativas termos de responsabilidade para assinatura. Essa ação deverá ser concluída até o dia 22/05/2023;

g)     A comissão deverá apresentar relatório de conclusão da ETAPA 01 à Coordenadoria Administrativa - COAD/INDEA, contendo todos os termos de responsabilidade assinados pelos responsáveis das unidades, bem como a relação dos bens móveis inservíveis para destinação informando o registro patrimonial, localização e fotos. Essa ação deverá ser concluída até o dia 22/05/2023.

II - ETAPA 02: A comissão juntamente com a Coordenadoria Administrativa - COAD e Coordenadoria Financeira e Contábil - COFIN deverão proceder os ajustes dos saldos patrimoniais e contábeis relativos aos bens móveis servíveis e inservíveis do INDEA, conforme as ações e datas a seguir estabelecidas:

a)      Conciliar os resultados obtidos com o inventário patrimonial físico e financeiro com os registros cadastrados no sistema SIGPAT. Essa ação deverá ser concluída até o dia 23/06/2023.

b)      Conciliar os valores financeiros atribuídos aos bens móveis com os registrados no sistema FIPLAN. Essa ação deverá ser concluída até o dia 30/06/2023.

c)      A comissão deverá apresentar relatório de conciliação e saneamento dos saldos patrimoniais e contábeis. Essa ação deverá ser concluída até o dia 07/07/2023.

III - ETAPA 03: A comissão, juntamente com as unidades administrativas, deverá realizar o inventário dos bens móveis no segundo semestre do ano de 2023, conforme condições estabelecidas nesta portaria. Essa ação deverá ser concluída até o dia 17/11/2023.

Art. 5º Compete à Comissão de Inventário Físico-Financeiro do INDEA do ano de 2023, instituída no art. 1º, a avaliação inicial, incorporação, baixa e regularização das informações dos bens patrimoniais móveis do INDEA-MT.

Parágrafo único. Todos os titulares das Unidades Administrativas do INDEA/MT devem oferecer à Comissão os meios, recursos e colaboração indispensáveis para o fiel cumprimento de suas atribuições:

Art. 6º. O inventário anual tem por objetivo detectar todas as anomalias constantes no patrimônio e fornecer subsídios para:

I - Verificação da exatidão dos registros de controle patrimonial, mediante a realização de levantamentos físicos;

II - Realização de ajuste entre os registros do SIGPAT e do FIPLAN;

III - Avaliação e controle gerencial dos bens permanentes;

IV- Encaminhamento de informações aos órgãos de controle;

V - Confirmação de responsabilidade pela guarda dos bens patrimoniais móveis.

Art. 7º Para o cumprimento da ETAPA 03, disposta no art. 4º, inciso III, deverão todas as unidades administrativas do INDEA adotar, dentre outros, os seguintes procedimentos:

I - Receber a relação de bens que estão registrados na sua unidade para conferência in loco;

II - Levantar todos os bens móveis servíveis e inservíveis na sua unidade, devendo proceder as correções e inserções necessárias;

III - Auxiliar a comissão no processo de incorporação dos bens móveis, com o levantamento físico, estado de conservação, registro fotográfico e assinatura do termo de responsabilidade pelas informações prestadas;

IV - Identificar os bens móveis inservíveis para destinação, devendo apresentar formalmente o estado de conservação, localização e fotos dos bens.

V - Concluir o levantamento físico dos bens e atualização das informações impreterivelmente até o dia 16 de outubro de 2023, devendo ser assinado o devido termo de responsabilidade referente ao levantamento dos bens pelo responsável da unidade;

V - O não cumprimento do levantamento físico dos bens, no prazo estabelecido no inciso anterior, ensejará em comunicação para o superior imediato, que deverá concluir o trabalho em até 03 (três) dias.

VI - Caso persista o descumprimento pela unidade e pelo gestor imediato, a Comissão de Inventário deverá formalizar a situação junto a Presidência para as deliberações cabíveis.

Art. 8º Compete à Comissão de Inventário Físico-financeiro de Bens Móveis do INDEA-MT:

I - Elaborar calendário de inventário anual, definindo o cronograma para sua execução, e divulgar às unidades administrativas;

II - Coordenar os trabalhos de realização do levantamento físico dos bens patrimoniais com a participação das unidades responsáveis;

III- Realizar, em conjunto com a Coordenadoria Administrativa e Gerência de Patrimônio, a atualização e ajustes no sistema SIGPAT;

IV - Realizar a avaliação inicial dos bens móveis sem registro patrimonial para a devida incorporação no sistema SIGPAT, mediante autorização do gestor, bem como alocar os bens na respectiva unidade de localização, podendo solicitar diligências junto às unidades para o levantamento físico e estado de conservação;

V - Analisar as divergências encontradas e regularizar as informações, procedendo, se necessário, transferências, baixas, incorporações, modificações de números de registro patrimonial - RP, dentre outros;

VI - Solicitar aos responsáveis pelas unidades documentos comprobatórios de transferências ou baixas de bens, quando não localizado o bem;

VII- Requerer, via e-mail, às unidades do INDEA o levantamento “in loco” dos bens móveis;

VIII - Orientar as unidades quanto o levantamento dos bens móveis;

IX - Receber o Levantamento Físico realizado pelas Unidades Administrativas e proceder à conciliação com o SIGPAT;

X- Providenciar a identificação de Registro Patrimonial (RP) em todos os bens que não possuam e são passiveis de tais procedimentos;

XI- Elaborar metodologias que visem dar maior segurança e controle na movimentação de bens em qualquer unidade do INDEA-MT;

XII - Realizar correções e atualizações de valores distorcidos dos bens;

XIII - Solicitar à Diretoria de Administração Sistêmica, quando necessário, providências de designação de pessoal para atuação em conjunto nos trabalhos previstos nesta Portaria;

XIV - Providenciar o acesso a toda documentação necessária para execução dos seus trabalhos;

XV - Adotar medidas e providências em conjunto com a Coordenadoria de Patrimônio e Serviços/Gerência de Patrimônio referente aos bens não localizados perante às respectivas unidades responsáveis;

XVI - Apresentar relatórios parciais à Coordenadoria de Patrimônio e Serviços a respeito dos levantamentos efetuados, especificando as unidades em que foram levantadas e os bens não encontrados e, ainda, recomendando providências por parte da Gestão do INDEA-MT para apurar a irregularidade;

XVII - Atualizar as informações sobre os bens encontrados e não localizados nas unidades no sistema SIGPAT e proceder aos ajustes necessários;

XVIII - Elaborar Relatório Final do Inventário até o dia 17 de novembro de 2023 e encaminhar à Coordenadoria Administrativa;

Art. 9º A Coordenadoria Administrativa, juntamente com a Gerência de Patrimônio, deverá adotar, dentre outros, os seguintes procedimentos:

I - Providenciar a identificação de Registro Patrimonial - RP em todos os bens que não possuem e são passíveis de tais procedimentos;

II - Auxiliar e orientar a Comissão de Inventário e os servidores designados nos trabalhos pertinentes, quando solicitada;

III - Providenciar a regularização junto aos órgãos competentes das irregularidades constatadas, conforme a legislação vigente;

IV - Deliberar e acompanhar o trabalho de levantamento físico dos bens móveis e atualização no sistema SIGPAT;

V - Monitorar o trabalho da Comissão de Inventário para o cumprimento dos prazos estabelecidos nesta Portaria;

VI - No decorrer do exercício poderá encaminhar para a Coordenadoria de Contabilidade a documentação necessária dos bens que porventura restarem pendentes de registros contábeis;

VII - Realizar buscas a fim de localizar as notas fiscais referentes as aquisições dos bens móveis com valores irrisórios e aqueles com valores distorcidos.

VIII - Regularizar as informações, realizando, se necessário, transferências, baixas, incorporações, modificações de números de RP, dentre outros;

IX - Emitir Termo de Responsabilidade quanto ao levantamento físico dos bens inseridos no sistema SIGPAT, efetuado pelas unidades, e, encaminhá-lo para assinatura do responsável ou seu substituto legal;

X - Emitir Termo de Responsabilidade do sistema SIGPAT e colher as assinaturas dos responsáveis.

XI - Propor a destinação dos bens inservíveis e não reaproveitáveis pela Autarquia.

XII - Finalizado o Relatório Final do Inventário 2023 pela comissão, a Coordenadoria Administrativa emitirá manifestação e realizará os ajustes se necessários para o encaminhamento do processo à Presidência até o dia 24 de novembro de 2023, para conhecimento e providências, o qual deverá ser formalmente validado ou contestado pelo gestor.

Art. 10 Compete a Presidência do INDEA os seguintes procedimentos:

I - Autorizar e promover os meios adequados para que a força tarefa de regularização de bens móveis seja executada, conforme as ETAPAS estipuladas no art. 4º, especialmente a realização do inventário de bens móveis do ano de 2023.

II - Deliberar junto às unidades administrativas a obrigatoriedade de cumprimento das orientações contidas nessa Portaria e legislação vigente;

III - Determinar a todos os responsáveis pelas Unidades Administrativas o cumprimento das providências elencadas nos artigos 4º, 8º, 9º e 10 a fim de atender as orientações e solicitações da Comissão para o fiel cumprimento desta Portaria.

IV - Receber o processo contendo o relatório da comissão de inventário e a manifestação do setor de patrimônio para a validação do trabalho e determinar as providências necessárias.

V - A ausência de validação/aceitação ou contestação pela Presidência quanto ao Relatório do Inventário encaminhado pela Coordenadoria de Patrimônio e Serviços dentro do prazo de 05 (cinco) dias implicará em aceitação tácita pelo gestor.

VI- A contestação do Relatório do Inventário pelo gestor deverá ser formalizada nos autos do processo de Inventário e deverá ser analisada primeiramente pela Comissão de Inventário e, após, será encaminhada para o setor de patrimônio que deverá efetuar a análise necessária, com resposta em até 02 (dois) dias corridos sobre as providências a serem adotadas.

VII - Autorizar as incorporações e baixas necessárias, mediante instrução de processo e observância das normas que regem a matéria, para o devido registro patrimonial e contábil;

VIII - Após a análise do gestor máximo do INDEA, o processo de inventário deverá ser encaminhado para o setor de contabilidade até o dia 30 de novembro de 2023, para a realização dos ajustes contábeis, devendo ser executados os devidos registros e juntado nos autos do processo de inventário.

IX - O setor de contabilidade deverá proceder os registros e ajustes necessários para conciliação do saldo patrimonial e contábil até o dia 08 de dezembro de 2023.

X - Efetuados todos os ajustes patrimoniais e contábeis o processo de inventário deverá ser encaminhado para a Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, impreterivelmente até o dia 05 de janeiro de 2024.

VIII - Estabelecer os prazos para conclusão dos trabalhos, sendo as seguintes datas:

a)   31 de março de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos na ETAPA 01, pelas Unidades Administrativas, conforme art. 4º.

b)   22 de maio de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos na ETAPA 01, pela Comissão, conforme art. 4º.

c)   07 de julho de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos na ETAPA 02, pela Comissão juntamente com a Coordenadoria Administrativa - COAD e Coordenadoria Financeira e Contábil - COFIN, conforme art. 4º.

d)   16 de outubro de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos da ETAPA 03, pelas Unidades Administrativas, conforme art. 7°.

e)   17 de novembro de 2022 a data limite para a conclusão dos trabalhos da comissão de inventário, conforme art. 8º.

f)    24 de novembro de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos de regularização pela Coordenadoria Administrativa e Gerência de Patrimônio, conforme art. 9°.

g)   30 de novembro de 2023 a data limite para análise do processo de inventário pela Presidência para a manifestação de ciência, adoção de providências e encaminhamento do processo à contabilidade, conforme art. 10.

h)   08 de dezembro de 2023 a data limite para a conclusão dos trabalhos da Contabilidade, conforme art. 10.

i)    05 de janeiro de 2024 a data limite para o envio do processo de inventário à Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços - SEAPS/SEPLAG, conforme art. 10.

Art. 11 Compete aos ocupantes de cargos de direção e chefia das unidades e/ou setores indicar ou designar servidor de sua confiança para realizar o levantamento físico dos bens móveis da unidade, bem como ratificar o levantamento físico dos bens da unidade e atualização no sistema SIGPAT. Deve ainda assinar o termo de responsabilidade pelo levantamento dos bens da unidade sob a sua responsabilidade.

Art. 12 A Comissão de Inventário, bem como os servidores designados pelas chefias setoriais, com base nos relatórios de apuração das unidades deverá, sempre que necessário, realizar os procedimentos padrões de levantamento dos bens, conforme abaixo descrito:

I- Solicitar ao responsável pela unidade livre acesso a qualquer espaço físico para efetuar o levantamento dos bens;

II - Requisitar os recursos necessários para a realização do levantamento;

III - Realizar “in loco” o levantamento dos bens patrimoniais da unidade, com apoio e orientação da Comissão de Inventário;

IV - Solicitar ao responsável pela unidade levantada, quando necessário, auxílio, informações e documentos para identificação e quantificação dos bens;

V - Verificar a integridade e a fixação do registro patrimonial de cada bem e, em caso de avaria ou descolamento da plaqueta do modelo atualmente adotado, identificá-los com numeração provisória para posterior regularização;

VI - Utilizar, para fins de levantamento, a Planilha que será encaminhada pela Comissão de Inventário;

VII - Identificar no Levantamento Físico o estado de conservação dos bens, descrevendo suas características e informando os bens suscetíveis de desfazimento à Coordenadoria Administrativa e Gerência de Patrimônio, para conhecimento;

VIII - Elaborar Relatório Final de Levantamento da unidade, apresentando-o ao responsável, para validação;

Art. 13 Quando convocados, os membros da Comissão de Inventário ficarão à disposição para o desenvolvimento dos trabalhos instituídos nesta Portaria.

Art. 14 Durante a realização do inventário fica vedada toda e qualquer movimentação física dos bens localizados nas unidades abrangidas pelos procedimentos de levantamento, exceto mediante autorização específica da Comissão de Inventário.

Art. 15 O Relatório de Inventário Físico-Financeiro dos Bens Patrimoniais Móveis deverá ser concluído e encaminhado ao Setor Contábil até o dia 30 de novembro de 2023, contendo todas as informações, e posteriormente encaminhado para Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG até 05 de janeiro de 2023.

Art. 16 Toda documentação relativa ao Inventário Físico-Financeiro realizado, deverá ficar sob a guarda do Setor de Patrimônio e à disposição dos Órgãos de Controle.

Art. 17 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 309/2022/INDEA-MT

Cuiabá-MT, 14 de março de 2023.

Emanuele G. de Almeida

Presidente do INDEA

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