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D.O. nº26890 de 26/10/2016
PORTARIA Nº 224/2016/GBSES
D.O. nº26890 de 26/10/2016

PORTARIA Nº 233/2016/GBSES

D.O. nº26891 de 27/10/2016
PORTARIA Nº 230/2016/GBSES

PORTARIA Nº 233/2016/GBSES

Dispõe sobre os procedimentos para pesquisa de preços referenciais para as compras públicas de medicamentos, materiais médicos, insumos e suprimentos médicos hospitalares, reagentes, equipamentos médico-hospitalares e laboratoriais, ambulatorial e odontológico.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE, no uso de suas atribuições legais, e

Considerando o Decreto 134 de 17 de Fevereiro de 2011;

RESOLVE:

Capítulo I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I

Dos Princípios

Art. 1º Esta Portaria estabelece procedimentos administrativos para realização de pesquisa de preços referenciais para compras no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Estado de Mato Grosso.

Art. 2o A aquisição de bens específicos da Secretaria de Estado de Saúde do Estado de Mato Grosso, será necessariamente precedida de pesquisa de preços de referência.

Art. 3º A pesquisa de preços referenciais será realizada em atendimento aos princípios básicos da legalidade, da probidade administrativa, da transparência e da eficiência.

Art. 4º Por princípio, as compras devem balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 5º Qualquer cidadão é parte legítima para impugnar preço de referência ou registrado, em razão de incompatibilidade com o preço vigente no mercado em condições similares.

Seção II

Dos Conceitos

Art. 6º Para fins desta Portaria entende-se como:

I - Compra: toda aquisição remunerada de bens

II - Pesquisa de preços: procedimento que estabelece o preço de referência, incluindo priorização, coleta, validação, crítica e análise de preços disponíveis, para permitir avaliação justa e realista da compra.

III - Especificação do objeto: representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, contemplando o procedimento por meio do qual se possa determinar o atendimento aos requisitos estabelecidos.

IV - Fonte de referência: onde estão disponíveis dados sobre preços praticados no mercado.

V - Mercado: conjunto de fornecedores em potencial do objeto pretendido na compra.

VI - Pesquisa de mercado: verificação das condições específicas do mercado conforme o objeto pretendido: especificação, marcas, qualidade, desempenho, prazos, garantia.

VII - Demandante: unidade administrativa responsável por identificar e justificar a necessidade do objeto, sua especificação e preço de referência preliminar.

VIII - Setor de compras: unidade administrativa especializada, que processa as compras.

IX - Orçamentista: servidor especializado do setor de compras, responsável por avaliar a especificação e refinar a pesquisa preliminar do demandante, definindo o preço de referência.

X - Unidade de fornecimento: menor unidade de compra fornecida usualmente no mercado, considerando a embalagem primária, definida por unidade, comprimido, frasco, ampola, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentação. Desconsidera embalagens secundárias, como caixa, fardo, pacote.

XI - Preço de mercado: preço corrente na praça pesquisada.

XII - Preço praticado: preço que a Administração Pública paga em suas compras.

XIII - Preço registrado: preço constante do Sistema de Registro de Preços.

XIV - Preço de referência: parâmetro obrigatório para julgar a compra, obtido por meio da pesquisa de preços, com base no conceito de “cesta de preços aceitáveis” e tratamento crítico dos dados. Sinônimos: preço estimado, orçamento, valor orçado, valor de referência, valor estimado.

XV - Preço máximo: parâmetro facultativo, que limita a aceitação de propostas. Se definido, sua divulgação é obrigatória no edital.

Seção III

Das Responsabilidades

Art. 7º Compete ao demandante:

I - Identificar e justificar a necessidade do objeto a partir de planejamento adequado

II - Especificar o objeto e todas as condições de fornecimento com base em parâmetros de padronização e pesquisa de mercado

III - Realizar pesquisa de preços preliminar

IV - Informar no Termo de Referência o preço referência

V - Informar ao setor de compras indícios de desatualização dos preços registrados

Art. 8º Compete ao orçamentista:

I - Receber e avaliar as solicitações do demandante

II - Zelar pela definição de especificações adequadas, suficientes e sem direcionamento.

III - Pautar-se pela padronização e eficiência das compras

IV - Assegurar prioridade da pesquisa de preços proporcional à materialidade dos bens

V - Realizar a pesquisa de preços com a máxima amplitude de fontes, conforme a prioridade.

VI - Definir o preço de referência, formalizando o processo de pesquisa de preços

X - Realizar a instrução documental do processo administrativo de forma organizada

Art. 9º Compete ao responsável pelo setor de compras:

I - Orientar e garantir o cumprimento desta Portaria

II - Supervisionar e fiscalizar a pesquisa de preços

Art. 10. Compete à comissão de licitação ou ao pregoeiro:

I - Avaliar a formalização do processo de pesquisa de preços

II - Submeter ao responsável do setor de compras eventuais dúvidas sobre a credibilidade dos preços de referência

III - Processar a licitação com base no preço de referência

Art. 11. Compete ao ordenador de despesas:

I - Ratificar a justificativa e especificação do demandante, inclusive quanto ao preço preliminar.

II - Autorizar o processamento da compra

III - Ao homologar a compra, exercer juízo critico quanto ao processo e critérios técnicos adotados para definição do preço de referência e do preço homologado

Capítulo II

DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

Seção I

Da Especificação do Objeto

Art. 12. A solicitação de compra formulada pelo demandante deve conter a especificação do objeto, contemplando todas as informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o bem pretendido.

§ 1º. A especificação do objeto deve levar em conta, sempre que possível, os parâmetros de padronização.

§ 2º. A especificação do objeto será baseada em pesquisa de mercado, devidamente formalizada no processo de solicitação, de forma a identificar os fornecedores potenciais, condições usuais de fornecimento e pagamento, marcas e modelos disponíveis, prazos e métodos de entrega, embalagens, instalação, treinamento, garantia e outros aspectos que impactem na compreensão das condições de aquisição.

§ 3º. A estimativa de quantidades necessárias, inclusive em caso de registro de preços, será justificada no processo de solicitação mediante memória de cálculo fundamentada, levando em conta, especialmente, histórico de consumo, demandas reprimidas, expectativas de alteração na demanda futura, estoque atual, estatística de consumo médio, referências técnicas.

§ 4º. Solicitações de compras que envolvam conhecimento especializado, serão obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

§ 5º. O orçamentista avaliará a solicitação do demandante e em caso de especificação inadequada do objeto, o processo será devolvido ao demandante para correção, informando as razões da devolução.

Seção II

Da Pesquisa de Preços Preliminar

Art. 13. Ao formular a solicitação de compra, o demandante deve, obrigatoriamente, especificar um preço de referência preliminar, devidamente justificado.

§ 1º. A pesquisa de preços preliminar poderá ser realizada de maneira simplificada, com base em uma única fonte, especialmente se for um preço praticado na Administração Pública.

§ 2º. O caráter preliminar dessa fase da pesquisa de preços não afasta o dever e a responsabilidade do demandante pela coerência das estimativas informadas, exigindo juízo crítico acerca da credibilidade das referências obtidas.

§ 3º. O demandante anexará ao processo de solicitação de compra os elementos que comprovem a pesquisa preliminar realizada, tais como e-mail ou fax recebido, orçamentos obtidos, página de Internet, publicações especializadas, fontes públicas consultadas.

§ 4º. Nos casos em que a fonte de referência está disponível para acesso público e pode ser recuperada em qualquer oportunidade, como, por exemplo, preços constantes de plataformas eletrônicas de compras públicas como o Comprasnet, preço histórico praticado na Secretaria de Estado de Saúde, publicações oficiais online, portais de transparência, a informação por impressão e juntada ao processo é facultada, bastando a indicação dos dados necessários para rastreamento, a exemplo do número da licitação e código da unidade compradora, sistema de compras onde está disponível, endereço eletrônico de onde a informação foi obtida.

§ 5º. A pesquisa de preços preliminar se aplica também aos casos em que o demandante indique a carona em Atas de Registro de Preços de outros órgãos, devendo ficar comprovada a adequação do preço registrado em comparação com outras fontes de referência disponíveis.

§ 6º.  Na impossibilidade justificada de obtenção do preço de referência preliminar pelo demandante, este poderá solicitar apoio ao setor especializado de compras para formalizar adequadamente a pesquisa de preços preliminar, sem a qual a solicitação de compra não poderá ser processada.

Seção III

Da Classificação de Prioridades

Art. 14. Considerando o princípio da eficiência previsto na Constituição Federal e a racionalidade administrativa dos controles conforme art. 14 do Decreto-Lei 200/1967, a metodologia empregada na pesquisa de preços levará em conta o risco da compra, baseado na sua relevância material.

§ 1º. No caso de compras com muitos itens, a exemplo de medicamentos e materiais laboratoriais, o rigor metodológico da pesquisa de preços poderá ser definido com base na aplicação da Curva ABC.

§ 2º. Aplicada a Curva ABC, os itens do grupo “A” receberão tratamento especial, mais rigoroso, com máxima amplitude de fontes pesquisadas e tratamento estatístico apropriado, enquanto o grupo “B” receberá tratamento intermediário e o grupo “C” será tratado de modo simplificado.

Seção IV

Das Fontes de Referência

Art. 15. A pesquisa de preços será realizada considerando o conceito de “cesta de preços aceitáveis”, que envolve as seguintes fontes de referência:

I - preços registrados ou praticados na Secretaria de Estado de Saúde-MT

II - preços registrados ou praticados em outros entes públicos

III - pesquisa em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo.

IV - pesquisa com fornecedores

V - outras fontes, desde que devidamente detalhadas e justificadas.

§ 1º. Conforme diretriz do art. 15, V da Lei 8.666/93, serão priorizados os preços registrados ou praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta Portaria, a pesquisa de preços levará em conta o máximo de fontes de referências disponíveis, devendo ser justificado o uso de menos de três fontes diferentes, especialmente no caso de itens do grupo “A” da Curva ABC, caso aplicável.

§ 3º. Serão admitidas referências em vigência, assim como aquelas preferencialmente vigentes nos últimos 180 dias a contar da pesquisa de preços.

§ 4º. A adoção de prazo diferente do especificado no § 3º para aceitabilidade das referências dependerá de justificativa fundamentada no processo, que leve em conta, especialmente, as condições objetivas do mercado fornecedor no momento da pesquisa de preços.

§ 5º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta Portaria, a pesquisa de preços levará em conta potenciais efeitos de economia de escala e custos de transporte para avaliar a pertinência de fontes de referência obtidas, de maneira a priorizar as referências com maior similaridade de condições em relação à compra pretendida, justificando os casos em que não seja possível ou viável a obtenção de referenciais similares.

§ 6º. A pesquisa de preços com fornecedores levará em conta a seleção fundamentada de potenciais interessados, considerando a especialidade e a compatibilidade com o objeto e o volume da aquisição, sendo obrigatória a devida formalização (formulários preenchidos, pedidos realizados, respostas recebidas), podendo ser realizada presencialmente ou por meio remoto como e-mail e fax, contemplando prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, não inferior a cinco dias úteis.

§ 7º. A coleta de preços de fornecedores pode ser realizada diretamente nos estabelecimentos comerciais, mediante preenchimento de formulário apropriado que indique, no mínimo, o responsável pela coleta, local, data e hora do procedimento, descrição dos produtos verificados, incluindo, sempre que possível, fotografias das respectivas etiquetas de preço, com assinatura do responsável pela coleta.

§ 8º. Admite-se a obtenção de orçamentos por telefone, desde que essa opção seja justificada no processo, assim como devidamente formalizada, informando os dados do responsável pela consulta, o número, data e hora da ligação, o nome e CNPJ da empresa, nome do funcionário que forneceu o orçamento.

§ 9º. A coleta de preços com fornecedores deve levar em conta a especificação completa do objeto, especialmente sua descrição, quantidades estimadas, prazos, locais e condições de fornecimento, condições de pagamento e outras informações que possam interferir na formação do preço.

§ 10º No caso de fontes de referência disponíveis na Internet, tais como sítios especializados ou comércio eletrônico de domínio amplo, serão desconsiderados preços promocionais e considerados os custos de frete, assim como será devidamente formalizada a comprovação da pesquisa, juntado aos autos cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa.

§ 11º Os comprovantes da pesquisa de preços poderão ser digitalizados em formato PDF e anexados em arquivo ao processo, desde que seja elaborado documento impresso descrevendo a metodologia empregada, as fontes obtidas e o nome dos respectivos arquivos digitalizados de comprovação, assinado pelo responsável pela pesquisa de preços.

§ 12º No caso de medicamentos, a pesquisa de preços deverá incluir:

I - consulta ao Banco de Preços do Ministério da Saúde caso haver informação disponível preferencialmente dos últimos 180 dias;

II - lista de preços máximos da CMED, disponíveis no site da ANVISA, caso o medicamento seja exclusivo (único fabricante) ou caso não constar fonte de pesquisa no Banco de Preços do Ministério da Saúde;

III- deverá analisar o tipo da compra, conforme o Termo de Referência da unidade demandante, após deverá definir os critérios que serão adotados para compra tipo administrativa ou compra tipo judicial.

IV - para compra tipo administrativa:

a)      o parâmetro máximo de preços será o Preço Fábrica(PF) obtido na Lista de Preços CMED;

b)      consultar o Banco de Preços do Ministério da Saúde caso haver informação disponível preferencialmente dos últimos 180 dias;

c)      caso o medicamento constar no rol de produtos, por Comunicados publicados pela Câmara de Regulação do Mercado de Medicamentos Secretaria Executiva, deverá aplicar o desconto CAP- Coeficiente de Adequação de Preços, sendo o parâmetro Preços Máximo de Venda ao Governo (PMVG) obtido também na Lista de Preços CMED;

d)     caso o medicamento constar na lista do Convênio - CONFAZ nº 87/2002, deverá aplicado o desconto correspondente ao ICMS;

V - para compra tipo judicial:

a)      deverá ser aplicado o desconto CAP- Coeficiente de Adequação de Preços, assim utilizando como parâmetro Preços Máximo de Venda ao Governo (PMVG) obtido também na Lista de Preços CMED;

b)      consultar o Banco de Preços do Ministério da Saúde caso haver informação disponível preferencialmente dos últimos 180 dias;

c)      caso o medicamento constar na lista do Convênio - CONFAZ nº 87/2002, deverá aplicado o desconto correspondente ao ICMS;

§ 13. Pesquisas de preços que envolvam conhecimento especializado serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

Seção V

Do Tratamento dos Dados

Art. 16. Todas as referências de preço obtidas serão compiladas em planilha eletrônica do tipo Excel ou similar, contendo no mínimo, para cada referência obtida, a descrição da fonte, preço unitário e quantidade, recebendo tratamento estatístico para evitar a influência de valores distorcidos, a fim de definir o preço de referência aceitável.

§ 1º.  Será adotada a MEDIANA como parâmetro estatístico para definição do preço de referência, considerando o entendimento do TCU no Acórdão nº 3.068/2010-Plenário e o fato de que esse critério reduz substancialmente a influência de valores discrepantes numa amostra, evitando, assim, distorções no cálculo do preço de referência, conforme determina o TCU nos Acórdãos 2.943/2013-P e 2.637/2015-P.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta Portaria, o grupo “A” poderá adotar o conceito de MEDIA SANEADA ou MEDIANA como critério para definição do preço de referência, entendido esse conceito como o seguinte:

I - Caso o conjunto de dados apresente Coeficiente de Variação (CV) menor ou igual a 25%, característica de uma amostra razoavelmente homogênea, o preço de referência será a MEDIANA do conjunto.

II - Caso o CV seja maior que 25%, os valores acima do Limite Superior (Média+Desvio Padrão) e abaixo do Limite Inferior (Média - Desvio Padrão) devem ser eliminados, até que se obtenha um CV igual ou menor que 25%, quando, então, o preço de referência será a MEDIA SANEADA do subconjunto.

Seção VI

Da Formalização Processual

Art. 17. Os documentos comprobatórios da pesquisa realizada, memória de cálculo, data de realização, descrição da metodologia, bem como eventuais justificativas motivadas e o responsável deverão constar de processo administrativo, que poderá ser formalizado em separado ou no mesmo processo da compra.

Seção VII

Do Prazo de Realização

Art. 18. A pesquisa de preços será realizada em, no máximo, 30 dias a partir do recebimento da solicitação de compra com especificação adequada do objeto.

I - Caso houver dificuldade em obter cotação, o orçamentista deverá informar o responsável pelo setor de cotação, em seguida informar ao demandante.

II - Ocorrendo a hipótese do processo retornar ao setor demandante para alteração ou correção, o prazo da pesquisa de preços será iniciado novamente, quando for restituído ao orçamentista.

Seção VIII

Da Validade

Art. 19. A pesquisa de preços terá validade de 180 dias a partir da sua conclusão, podendo ser utilizada em outras compras do mesmo objeto e compartilhada com outros órgãos públicos.

Parágrafo único. A validade da pesquisa dependerá de análise da volatilidade dos preços em função do tipo de produto ou variações significativas de mercado.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Parágrafo único. Esta Portaria não se aplica aos processos administrativos já iniciados.

Cuiabá-MT, 25 de Outubro de 2016.

Publique-se, Registre-se, CUMPRA-SE.

(original assinado)

JOÃO BATISTA PEREIRA DA SILVA

Secretário de Estado de Saúde

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