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D.O. nº27750 de 14/05/2020
RESOLUÇÃO Nº 09 aprova a portaria 27
D.O. nº27750 de 14/05/2020

Portaria CGE nº 0027

D.O. nº27750 de 14/05/2020
RESOLUÇÃO Nº 10 aprova a portaria 28

PORTARIA Nº 0027/2020/CGE/MT

Dispõe sobre a avaliação de programas de integridade de microempresas e empresas de pequeno porte.

O CONTROLADOR ­GERAL DE ESTADO, no uso das atribuições que lhe conferem, respectivamente, os artigos 71, inciso II, da Constituição Estadual, artigo 33, da Lei Complementar nº 550/2014, e tendo em vista o disposto no art. 7º, inciso VIII, da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, e o Decreto Estadual nº 522/2016, de 15 de abril de 2016 e,

CONSIDERANDO a necessidade de fixar critérios técnicos para a avaliação de existência, aplicação e efetividade de programas de integridade de microempresa e de empresas de pequeno porte no âmbito dos Processos Administrativos de Responsabilização e Acordo de Leniência, nos termos da Lei Federal nº 12.846, de 1º de agosto de 2013 e do Decreto Estadual nº 522 de 15 de abril de 2016;

CONSIDERANDO sua aprovação em 3/4/2020 pelo Conselho do Sistema de Controle Interno em cumprimento à sua competência estabelecida no artigo 8º da Lei Complementar nº 550/2014;

R E S O L V E:

Art. 1º As medidas de integridade de microempresa ou empresa de pequeno porte, para fins da aplicação do disposto no inciso V do art. 38 e no inciso IV do art. 49 do Decreto nº 522, de 15 de abril de 2016, serão avaliadas nos termos desta Portaria.

§ 1º Será considerada microempresa ou empresa de pequeno porte a pessoa jurídica que cumprir os requisitos estabelecidos na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

§ 2º A implementação, por microempresa ou empresa de pequeno porte, dos parâmetros de que trata o § 3º e o caput do art. 48 do Decreto nº 522, de 2016, poderá ser efetivada por meio de medidas de integridade mais simples, com menor rigor formal, que demonstrem o comprometimento com a ética e a integridade na condução de suas atividades.

§ 3º As medidas de integridade implementadas deverão considerar o atendimento aos parâmetros relacionados no Anexo desta Portaria e sua adequação ao perfil da empresa.

Art. 2º Para que seu programa de integridade seja avaliado, a pessoa jurídica deverá apresentar:

I - relatório de perfil; e

II - relatório de conformidade do programa.

Parágrafo Único. Os modelos de relatórios supracitados estão disponíveis no endereço eletrônico http://www.controladoria.mt.gov.br/modelos.

Art. 3º No relatório de perfil, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá prestar as seguintes informações:

I - áreas de atuação;

II - responsáveis pela administração;

III - quantitativo de empregados e a estrutura organizacional; e

IV - nível de relacionamento com o setor público, especificando:

a) principais autorizações, licenças e permissões governamentais necessárias para o exercício de suas atividades;

b) valor aproximado dos contratos celebrados ou vigentes com o setor público nos últimos três anos e a participação destes no faturamento anual; e

c) utilização de agentes intermediários, como procuradores, despachantes, consultores ou representantes comerciais, no relacionamento com o setor público.

Art. 4º No relatório de conformidade, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá:

I - relacionar e demonstrar o funcionamento das medidas de integridade adotadas; e

II - demonstrar como as medidas de integridade contribuíram para a prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração.

Parágrafo único. A comprovação das informações de que trata o caput pode abranger a apresentação de documentos oficiais, correios eletrônicos, cartas, declarações, correspondências, memorandos, atas de reunião, relatórios, indicadores de compliance, manuais, imagens capturadas da tela de computador, gravações audiovisuais e sonoras, fotografias, ordens de compra, notas fiscais, registros contábeis ou outros documentos, preferencialmente em meio digital.

Art. 5º A aplicação do percentual máximo previsto no inciso V do art. 38 do Decreto nº 522, de 2016, fica condicionada ao atendimento pleno dos parâmetros de integridade e a efetiva atuação das medidas na prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração.

Parágrafo único. A autoridade responsável pela avaliação das medidas de integridade poderá realizar entrevistas e solicitar novos documentos.

Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Dê­-se ciência, registre­-se, publique-­se e cumpra­-se.

Cuiabá, 12 de maio de 2020.

Emerson Hideki Hayashida

Secretário Controlador-Geral do Estado

ANEXO

PARÂMETROS DE INTEGRIDADE DA MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE

PARÂMETROS DE INTEGRIDADE

(Art. 48 do Decreto nº 522, de 15 de abril de 2016) *

ESCLARECIMENTOS sobre os Parâmetros de Integridade para as MPE**

EXEMPLOS de medidas de integridades que as MPE podem adotar (Rol não-taxativo) ***

"I - comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, incluídos os conselhos, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa;"

A alta direção de uma MPE é representada por seus administradores, sejam eles seus sócios, proprietários, donos, chefes ou gerentes.

O comprometimento da alta direção será verificado mediante a atuação e a postura da direção da empresa em relação aos seus funcionários.

A direção deve disseminar a cultura de integridade, atuar na execução das medidas estabelecidas e tornar público o seu compromisso com o tema.

Disponibilizar cursos, palestras, debates e exposições sobre a ética e integridade, bem como fomentar a participação de funcionários em tais atividades; Difundir a cultura de integridade por meio de e-mails, redes sociais, cartazes, entre outros, informando os funcionários sobre a importância e necessidade das medidas de integridade; Implementar as condutas definidas no código de ética e incentivar que seus funcionários façam o mesmo; Difundir posturas éticas e íntegras de funcionários; Promover e incentivar debates sobre comportamentos éticos e íntegros, inclusive por meio de estudos de casos; e Promover a conscientização de que a corrupção é prejudicial a todos e deve ser combatida.

"II - padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente de cargo ou função exercidos;"

A MPE deve reconhecer e promover valores, comportamentos e princípios de condutas necessários à integridade da empresa, tanto para funcionários quanto para a direção.

Os valores, comportamentos e princípios de condutas devem constar de um código de ética. O código de ética deve contribuir para a construção da cultura de trabalho e negócios dentro da empresa e deve ser fonte de consulta para funcionários e para a direção na tomada de decisão que envolva questões relativas à integridade da empresa.

Elaborar código de ética com valores, comportamentos e princípios de condutas aplicáveis a todos os funcionários e à direção, incluindo regras de relacionamento com o setor público; Divulgar o código de ética, por meio da afixação de cartazes, placas, sinais, mensagens sobre os padrões de conduta e os procedimentos que devem ser observados; Atualizar o código de ética; e Atualizar os procedimentos que devem ser adotados de acordo com os novos negócios celebrados.

"IV - treinamentos periódicos sobre o programa de integridade;"

O treinamento é um dos pontos mais importantes para o funcionamento efetivo das medidas de integridade. A direção e os funcionários devem participar de treinamentos sobre assuntos relacionados às medidas de integridade, principalmente sobre o conteúdo do código de ética, os valores que orientam a cultura ética e os principais riscos relativos às

atividades da MPE.

Promover, periodicamente, treinamentos internos sobre integridade; Promover a participação da direção e funcionários em cursos, presenciais ou à distância, oferecidos por instituições públicas ou privadas, sobre ética e integridade, licitações e contratos com a Administração Pública, políticas anticorrupção, dentre outros; e Divulgar a cultura de integridade da empresa em reuniões, encontros e eventos.

"VI - registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica;"

Todas as empresas, com exceção do empresário individual a que se refere o art. 966 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil, precisam registrar contabilmente suas operações. Vendas, compras, empréstimos, rendimentos e prejuízos são fatos que afetam o patrimônio de uma empresa e, por isso, devem ser registrados.

As MPEs, optantes pelo Simples Nacional, podem observar a contabilidade prevista no art. 27 da Lei Complementar nº 123, de 2006, na forma regulamentada pelo Comitê Gestor do Simples Nacional.

Implantar sistema eletrônico de registro contábil; Registrar as transações nos livros oficiais;

Preservar os livros e registros contábeis;

Preservar os documentos que comprovem o recolhimento de impostos e contribuições devidas enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição; Assegurar-se de que o contador é profissional habilitado.

"VII - controles internos que assegurem a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica;"

Controles internos são procedimentos que verificam se as transações, compras, vendas, controle de estoque, pagamentos, dentre outros, estão sendo feitos de forma correta e de acordo com as instruções da direção. O controle interno também tem a função de apontar e corrigir eventuais erros, além de atuar de forma preventiva, diminuindo a possibilidade de ocorrência de fraudes e irregularidades.

Definir, sempre que possível, as atribuições dos funcionários; Confrontar receitas e despesas com os registros contábeis realizados, confirmando o registro das transações; Estabelecer regras sobre a necessidade de aprovação e autorização específica sobre pagamentos de alto valor, alto risco ou relacionados com o setor público; Definir regras claras para a aprovação de relatórios e documentos contábeis;

Realizar auditorias.

"VIII - procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, ainda que intermediada por terceiros, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações, ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões;"

Relações comerciais com a administração pública exigem a observância de princípios e regras específicos. Caso essas regras e princípios sejam violados, a MPE pode sofrer sanções. Para evitar que ocorram irregularidades nas relações estabelecidas com o setor público, é importante que a MPE estabeleça regras sobre o contato de seus funcionários e diretores com agentes públicos; a participação em licitações; o oferecimento de brindes e presentes a agentes públicos; e, a contratação de atuais e ex-agentes públicos. Essas regras podem ser incluídas no Código de Ética e devem ser amplamente difundidas na empresa.

Orientar os funcionários e a direção sobre as leis que disciplinam as contratações públicas, como a Lei nº 8.666/1993, a Lei nº 10.520/2005 e a Lei Complementar nº 123/2006;

Os mecanismos de prevenção e de enfrentamento à corrupção;

e a responsabilização da pessoa jurídica pela prática de atos ilícitos contra a administração pública (Lei nº 12.846/2013); Rever, antes de participar de qualquer modalidade de licitação, os procedimentos inerentes à respectiva modalidade licitatória, com foco nas condutas vedadas; Incluir no Código de Ética regras referentes à participação em licitação e contratação e relacionamento com a Administração Pública; No caso de contratação de preposto ou de terceirização de elaboração de documentos para participar em procedimento licitatório, a MPE deverá fiscalizar suas atuações: como trabalham, se atuam de forma íntegra e regular, dentre outros. Oferecer treinamentos e cursos sobre compras públicas ou políticas anticorrupção aos funcionários que atuarem especificamente nos processos licitatórios; Estabelecer que as interações com o setor público e a atuação em procedimentos licitatórios sejam feitas por no mínimo dois representantes da empresa; Envolver pessoas da direção nos procedimentos licitatórios. A direção da empresa deve atuar como supervisor ou revisor durante o procedimento licitatório e durante a execução do contrato; Cumprir corretamente o disposto no contrato.

"XI - medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade;"

Estabelecer medidas disciplinares significa prever as penalidades e os procedimentos para a punição de funcionários que violarem as regras da MPE, independente da posição ou cargo ocupado. As penalidades devem ser definidas de forma proporcional à irregularidade cometida, de forma a garantir que as medidas de integridade sejam respeitadas e que violações não sejam toleradas. São exemplos de penalidades que podem ser adotadas: advertência, suspensão e demissão.

Instituir penalidades e procedimentos disciplinares apropriados e razoáveis para apurar e reprimir a prática de diferentes irregularidades; Inserir as medidas e procedimentos disciplinares no Código de Ética; Alertar os funcionários sobre as penalidades e os procedimentos disciplinares, e disseminar o tema em treinamentos; Formalizar os procedimentos de apuração de irregularidades e aplicação de penalidades; Informar aos funcionários, no momento da contratação, sobre as condutas éticas da empresa e quais violações são passíveis de punições; Incluir cláusula de ciência das condutas éticas da empresa nos contratos de trabalho dos funcionários.

"XII - procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e a tempestiva remediação dos danos gerados;"

Desenvolver procedimentos que assegurem a interrupção imediata de irregularidades e infrações e que permitam a reparação dos danos causados de forma rápida e direta, evitando a ocorrência futura de situações análogas.

Garantir que mais de um representante da MPE supervisione as operações ou atividades relevantes, como aquelas que envolvam grandes valores ou que estejam relacionadas com o setor público; Investigar situações ou comportamentos inadequados; Registrar todas as irregularidades constatadas e a forma de reparação dos danos; Interromper as irregularidades logo que elas forem detectadas.

*Na primeira coluna da tabela, estão descritos os parâmetros de integridade que são exigidos para as MPE de acordo com o art. 42 do Decreto nº 8.420, de 18 de março de 2015.

**Na segunda coluna da tabela, são feitos esclarecimentos sobre os parâmetros de integridade, seus conceitos e conteúdo, simplificando-os e aproximando-os da realidade das MPE.

***Na terceira coluna da tabela, constam exemplos não-taxativos de medidas de integridade que as MPE podem utilizar para a criação ou aperfeiçoamento de medidas de integridade

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