Legislação

D.O. nº27870 de 04/11/2020
Procedimento n 319973 2020

D.O. nº27870 de 04/11/2020

Instrução Normativa SPA 012020

D.O. nº27870 de 04/11/2020
PORTARIA Nº 01116 2020 SGDP

INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA-01/2020

Versão: 02

Publicação: DOE nº27.870 de 04 de novembro de 2020.

Unidade Responsável: Coordenadoria Administrativa Sistêmica - CAS

I - FINALIDADE

Dispõe sobre as regras gerais, diretrizes e procedimentos necessários para possibilitar o pagamento de faturas de água e energia, contratos de locação, tributos, serviços terceirizados e demais serviços e aquisições da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso - DPEMT.

II - ABRANGÊNCIA

Abrange todas as unidades da estrutura organizacional da DPEMT e os fiscais de contratos que tenham relação com os gastos objeto de pagamentos referidos na finalidade desta Instrução Normativa - IN, em especial a Coordenadoria Administrativa Sistêmica - CAS quando da instrução dos procedimentos para pagamento, a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços - GPIGS quando da conferência e análise documental para pagamento dos serviços terceirizados e da gestão dos serviços, os Ordenadores de Despesas quando da autorização para pagamento, destacando ainda as interações com a Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade quando do cumprimento das obrigações orçamentárias, financeiras e contábeis e a Gerência de Contratos quando da confecção de Termo Contratual de Locação de Imóvel.

III - CONCEITOS

Para fins desta Instrução Normativa considera-se:

1. Atesto

É a conformidade do que foi executado com o objeto contratado pela Administração. Envolve o conhecimento de quem verificará se a execução obedece às especificações, aos prazos estabelecidos e demais obrigações previstas no contrato.

Em síntese, significa que o serviço ou material a que o atesto se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor está em conformidade com o termo contratual, ou seja, significa a consonância das descrições e quantidades dos gêneros da nota fiscal/recibo com a requisição encaminhada.

2. Conectividade Social

Conectividade Social é, além de um canal obrigatório para o envio de informações ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS e à Previdência Social, um canal eletrônico de relacionamento que pode ser utilizado para troca de informações relacionadas ao FGTS entre a Caixa Econômica Federal, agente operador do fundo, as empresas, escritórios de contabilidade, sindicatos, prefeituras e outros entes, por meio de conexão com a rede mundial de computadores (internet).

O canal dispõe de diversas funcionalidades para os usuários, tais como a transmissão de:

- Arquivos gerados pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP;

- Arquivos PIS - Empresa WEB;

- Arquivos de Guias de Recolhimento Rescisório do FGTS - GRRF.

É possível ainda, a obtenção de extratos das contas vinculadas de FGTS dos trabalhadores e de relatórios de inconsistências cadastrais, isso dentre outras funcionalidades.

3. FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS é um depósito mensal, referente a um percentual de 8% do salário do empregado, que o empregador fica obrigado a depositar em uma conta bancária no nome do empregado que deve ser aberta na Caixa Econômica Federal.

4. GFIP

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social - GFIP, contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações, geradas pelo aplicativo SEFIP.

Os órgãos e entidades devem, obrigatoriamente, gerar e transmitir a GFIP “com movimento”, correspondente aos seus CNPJs, por meio da Conectividade Social, contendo a relação dos servidores celetistas, dos temporários e dos exclusivamente comissionados vinculados ao regime geral de previdência social, assim como dos prestadores de serviços - pessoa física que envolva recolhimento do INSS.

5. INSS

O Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, é uma autarquia vinculada ao Ministério da Economia.

Compete ao INSS a operacionalização do reconhecimento dos direitos dos segurados do Regime Geral de Previdência Social - RGPS. (Fonte: https://www.inss.gov.br/acesso-a-informacao/institucional/)

6. Locação

Contrato pelo qual uma das partes cede à outra o uso e gozo de bem móvel ou imóvel por prazo determinado, mediante o pagamento de certa quantia em moeda corrente nacional.

7. Matrícula de água

É o número de identificação da unidade usuária no sistema da Concessionária de água.

8. Pessoa Física

É todo ser humano enquanto indivíduo, do seu nascimento até a morte. Essa designação é um conceito jurídico e se refere especificamente ao indivíduo enquanto sujeito detentor de direitos e deveres.

9. Pessoa Jurídica

É uma entidade formada por indivíduos e reconhecida pelo Estado como detentora de direitos e deveres. O termo pode se referir a empresas, governos, organizações ou qualquer grupo criado com uma finalidade específica.

10. SEFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP é um aplicativo que permite aos empregadores e contribuintes a consolidação dos dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores, a emissão da Guia de Recolhimento de FGTS e do arquivo de informações a serem utilizados pelo fundo.

11. Serviço

É um produto da atividade humana que satisfaz a uma necessidade, sem assumir a forma de um bem material. O serviço é produzido ao mesmo tempo que é consumido, não implica na posse de algum bem tangível por parte da Defensoria Pública.

12. Serviço Terceirizado

Trata-se de um serviço não técnico da atividade meio ou secundária, necessário para o funcionamento regular da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, o qual a Instituição disporia de condições suficientes para executá-lo, contudo transfere a um terceiro, que se responsabilizará pela execução dos serviços. Exemplos: limpeza, segurança, vigilância, motoristas, copeiragem e recepção.

13. Unidade Consumidora de Energia - UC

Conjunto composto por instalações, equipamentos elétricos, condutores e acessórios, incluída a subestação, quando do fornecimento em tensão primária, caracterizado pelo recebimento de energia elétrica em apenas um ponto de entrega, com medição individualizada, correspondente a um único consumidor e localizado em uma mesma propriedade ou em propriedades contíguas.

Em resumo, é o número de identificação da unidade usuária no sistema da Concessionária de energia.

14. Fatura

É um documento fiscal para pagamento contendo código de barras, com informações relativas ao serviço contratado, consumo, valor, impostos e vencimento.

15. Tributo

Tributo é a receita derivada instituída pelas entidades de direito público, compreendendo os impostos, as taxas e contribuições nos termos da constituição e das leis vigentes em matéria financeira, destinando-se o seu produto ao custeio de atividades gerais ou especificas exercidas por essas entidades. (Fonte: Lei 4.320/1964)

Tributo é toda prestação pecuniária compulsória, em moeda ou cujo valor nela se possa exprimir, que não constitua sanção de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada. (Fonte: Lei 5.172/1966)

16. Aquisição

Processo pelo qual se adquire algo, tais como bens móveis ou imóveis, de consumo ou permanentes.

17. Fiscal de Contrato

Representante da Administração, designado por meio de portaria específica, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual.

18. Unidades Administrativas Gerenciadoras de Serviços

Setor administrativo com conhecimento técnico em sua área de atuação, responsável pelo gerenciamento de determinado serviço do mesmo ramo ou área de conhecimento.

IV - BASE LEGAL E NORMATIVA

 Portaria nº 1392/2019/DPG, que estabelece prazo para a entrega dos atestos de serviços e notas fiscais de responsabilidade dos fiscais de contratos no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso e dá outras providências;

 Decreto Estadual nº 8.199/2006, que dispõe sobre os critérios para pagamento relativo às aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis e imóveis;

 Lei 8.666/1993 (Licitações e Contratos), em especial os arts. 5º; 29, inciso III; 40, incisos IX, XIII e XIV; 55; 66; 67; 68; 69; 70; 71; 72; 73; 74; 75; e 76;

 Decreto Estadual nº 840/2017, que Regulamenta as modalidades licitatórias vigentes, às aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis, imóveis e o Sistema de Registro de Preço no Poder Executivo Estadual, o Cadastro Geral de Fornecedores do Estado de Mato Grosso, dispõe sobre a concessão de tratamento diferenciado e simplificado para às microempresas e empresas de pequeno porte nas licitações públicas no âmbito da Administração Pública Estadual, e dá outras providências, em especial os arts. 98, § 2º; e 99, § 2º, inciso II;

 Constituição Federal de 1988, em especial o art. 37, caput;

 Lei 4.320, de 17 de março de 1964, que Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, em especial o art. 9º;

 Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional e institui normas gerais de direito tributário aplicáveis à União, Estados e Municípios, em especial o art. 3º;

 Instrução Normativa SRT nº 1, de 07 de novembro de 1989, em especial item 1 - inciso I;

 Esta instrução normativa também considera as práticas em geral adotadas nos contratos e nos termos de cessão de uso de imóveis celebrados com a DPEMT.

V - RESPONSABILIDADES EM RELAÇÃO AOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

1. Da Coordenadoria Administrativa Sistêmica - CAS:

 Especificar as regras gerais e os procedimentos de controle nas Instruções Normativas do SCI atinentes ao Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços - SPA, elaboradas ou atualizadas com base na metodologia apresentada na versão vigente da Instrução Normativa SCI-01/2019, submetendo a minuta da IN à análise da Unidade de Controle Interno;

 Promover discussões técnicas periódicas com as unidades que participam dos processos afetos ao Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços - SPA, visando assegurar que as Instruções Normativas contenham sempre a correta e atualizada especificação das regras gerais e dos procedimentos de controle que se fazem necessários;

 Monitorar a eficácia dos procedimentos de controle através dos Indicadores de Controle Interno que forem estabelecidos;

 Orientar as unidades executoras do Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços - SPA e supervisionar a observância às regras gerais e dos procedimentos de controle que foram estabelecidos.

2. Das Unidades Executoras do Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços:

 Observar fielmente as regras gerais e executar os procedimentos de controle especificados nas Instruções Normativas do SCI, relacionados ao Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços, objetivando a observância das normas legais e regulamentares e o cumprimento dos demais objetivos de cada processo;

 Atender às solicitações do Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços na fase de definição ou atualização de procedimentos de controle, quanto ao fornecimento de informações e à participação nos estudos;

 Alertar o Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

 Manter os servidores orientados para a fiel observância das regras gerais e dos procedimentos de controle a que a unidade se sujeita, no cumprimento de suas funções finalísticas ou no tocante a atividades auxiliares.

3. Da Unidade de Apoio à Gestão Estratégica - UAGE, quanto às atividades relacionadas ao gerenciamento por processos:

 Disponibilizar informações à Coordenadoria Administrativa Sistêmica e à Unidade de Controle Interno, quando solicitadas, a respeito das atividades atinentes ao mapeamento de processos, para fins de alinhamento de ações;

 Contemplar nos mapas dos processos as rotinas de trabalho inerentes aos procedimentos de controle que forem estabelecidos ou revisados, inclusive, quando aplicável, os relacionados à geração e monitoramento dos Indicadores de Controle Interno;

 Prestar apoio técnico à Coordenadoria Administrativa Sistêmica na elaboração de mapas provisórios de processos, nas situações onde ainda não houve o mapeamento dos processos de trabalho.

4. Da Unidade de Controle Interno - UCI:

 Prestar orientação técnica aos órgãos centrais de sistemas administrativos quanto à aplicação da metodologia para identificação, avaliação e definição dos procedimentos de controle afetos aos pontos de controle atinentes aos processos de trabalho de seu âmbito, bem como na elaboração ou atualização das Instruções Normativas do SCI;

 Aferir a observância das regras, responsabilidades e procedimentos definidos nesta Instrução Normativa;

 Exercer o acompanhamento sobre a efetividade dos procedimentos de controle mediante análise dos Indicadores de Controle Interno;

 Através da atividade de auditoria interna e correlatas, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações necessárias para o aprimoramento dos controles, inclusive, se for o caso, mediante atualização ou elaboração de novas instruções normativas;

 Manter atualizado o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada instrução normativa do Sistema de Controle Interno, disponibilizando-o em meio documental e/ou digital a todas as Unidades Executoras do SCI.

VI - PROCEDIMENTOS

As rotinas concernentes às atividades abrangidas ou parcialmente abrangidas por esta instrução normativa estão especificadas nos mapas dos processos códigos GPA-1.1, GPA-2.1, GPA-5.1, GPA-6.1, GPA-7.1 e GPA-9.1, que poderão ser acessados pelo link https://www.gp.srv.br/transparencia_dpemt/servlet/controle_interno_v1.

CAPÍTULO I - REGRAS GERAIS

1 - Os processos de pagamentos relativos às despesas a que se refere esta instrução normativa devem ser instruídos com todos os documentos descritos nos respectivos instrumentos contratuais ou, em caso de omissão, com base no Decreto Estadual nº 8.199/2006.

2 - A Coordenadoria Administrativa Sistêmica - CAS, para fins de coordenação dos processos de pagamento afetos a esta IN, e a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços - GPIGS, para fins de gestão dos referidos processos, devem ser informadas pelo setor responsável pela gestão de contratos sobre a celebração de novo contrato, rescisão, prorrogação ou qualquer alteração contratual relativa aos contratos, até a data da celebração do documento.

2.1 - Aplica-se o disposto no item 2 à gestão de convênios, quando da celebração de novo termo de cessão de uso de imóvel, rescisão ou qualquer alteração relativa aos convênios de cessão de imóveis, energia e água.

3 - A CAS deve manter os registros referentes aos processos de pagamentos de sua competência.

4 - A Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços deve manter arquivo e planilhas referentes aos valores pagos mensalmente de água, energia elétrica, telefonia móvel e fixa, locação de imóvel e dos serviços terceirizados.

4.1 - A CAS deve encaminhar à GPIGS todos os procedimentos de pagamento dos serviços supramencionados para ciência e anotações, possibilitando a gestão dos serviços.

5 - As certidões negativas de débitos estaduais e municipais, quando apresentadas, devem ser da sede ou domicílio do credor, conforme disposto na Lei 8.666/1993 - Art. 29, inciso III, e Decreto Estadual nº 8.199/2006.

6 - O pagamento das obrigações deve ocorrer no prazo previsto no respectivo contrato, atentando-se ao vencimento dos impostos das notas fiscais de serviços, quando for o caso.

6.1 - Quando houver atrasos ou ocorrência de juros e multas por fatos imputáveis à Defensoria Pública, a Autoridade Superior deve ser informada dos fatos ocorridos para adoção das medidas cabíveis.

7 - Todos os pagamentos de materiais permanentes devem ser encaminhados a Gerência de Almoxarifado e Patrimônio Mobiliário - GAPM para conhecimento e anotações.

8 - Todos os setores envolvidos no pagamento, devem se atentar às condições de pagamento que são descritas no contrato celebrado pela Defensoria Pública.

8.1 - Em caso de ausência de disposição contratual acerca do cálculo de pagamento proporcional, deve-se considerar para o cálculo o calendário fixado pelas regras comerciais contendo 30 (trinta) dias, independente de ano bissexto, de meses com 28 (vinte e oito) ou 31 (trinta e um) dias.

9 - A Gerência de Contratos deve inserir como cláusula no Contrato de Locação de Imóveis a previsão de que os documentos necessários para o pagamento da locação deverão ser enviados mensalmente pelo responsável aos e-mails faturaseatestos@dp.mt.gov.br e cas@dp.mt.gov.br.

CAPÍTULO II - PROCEDIMENTOS DOS FISCAIS DE CONTRATOS DA DPEMT

1 - Os fiscais de contratos, além da observação dos itens deste capítulo, devem se atentar ao disposto na Instrução Normativa SCT - Fiscalização de Contratos, quando da conferência dos documentos e envio dos atestos.

2 - O atesto, realizado pelo fiscal formalmente designado, é um ato necessário para a liquidação da despesa pública, conforme artigo 3º, §2º, da Lei 4.320/64.

3 - Após o recebimento dos documentos para análise, o fiscal deve encaminhar em até três dias úteis o respectivo atesto.

3.1 - Quando houver alguma inconsistência no atesto, o fiscal terá o prazo de 1 (um) dia útil para a regularização e encaminhamento das informações corrigidas.

4 - No caso do pagamento das faturas de água, o consumo deve ser atestado pelo fiscal indicado para fiscalização do serviço de fornecimento de água.

5 - Caso exista previsão contratual para que a Locatária realize o pagamento/reembolso do IPTU do imóvel, o atesto deve ser realizado pelo fiscal do contrato de locação, por se tratar de obrigação que decorre da locação do imóvel.

6 - Na ausência ou impedimento do fiscal titular, o fiscal substituto deve acompanhar a execução e atestar os serviços/locação.

6.1 - Na ausência de ambos, o procedimento será encaminhado à Autoridade Superior para ciência e deliberação sobre a designação de servidor para realizar o atesto.

7 - Nos casos em que o pagamento da fatura de água do Núcleo for realizado pela Defensoria Pública de Mato Grosso diretamente à Concessionária, o fiscal do contrato, o Coordenador do Núcleo ou servidor por ele designado deverá encaminhar a fatura de água devidamente atestada para os e-mails faturaseatestos@dp.mt.gov.br e cas@dp.mt.gov.br com antecedência mínima de dez dias ao vencimento.

7.1 - Caso a Concessionária não emita a fatura com antecedência mínima de dez dias da data do vencimento, o encaminhamento da fatura deve ser imediato ao recebimento, sob pena de apuração de responsabilização por eventuais juros e multa incidentes sobre a fatura em razão do pagamento fora do prazo, salvo se comprovada a impossibilidade de envio com antecedência ao vencimento por motivo devidamente justificado.

7.2 - Caso a fatura de água seja encaminhada após o prazo estipulado, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica ou a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços, quando for o caso, deve proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I.

8 - Nos casos em que o pagamento do IPTU for realizado diretamente pela Defensoria Pública de Mato Grosso, o fiscal do contrato de locação deve encaminhar a guia para pagamento do imposto/taxa com respectivo atesto para os e-mails faturaseatestos@dp.mt.gov.br e cas@dp.mt.gov.br com antecedência mínima de dez dias ao vencimento.

8.1 - Caso a guia não seja recebida pelo fiscal com a antecedência mínima de dez dias da data do vencimento, o seu encaminhamento deve ser imediato ao recebimento, sob pena de apuração de responsabilidade por eventuais juros e multa que venham a incidir em razão do pagamento fora do prazo, salvo se comprovada a impossibilidade do envio com antecedência ao vencimento por motivo devidamente justificado.

9 - Nos demais pagamentos em que o fiscal for responsável pelo envio dos documentos, estes devem ser encaminhados para pagamento com respectivo atesto para os e-mails faturaseatestos@dp.mt.gov.br e cas@dp.mt.gov.br com antecedência mínima de dez dias ao vencimento.

9.1 - Caso os documentos não sejam recebidos pelo fiscal com a antecedência mínima de dez dias da data do vencimento, o seu encaminhamento deve ser imediato ao recebimento, sob pena de apuração de responsabilidade por eventuais juros e multa que venham a incidir em razão do pagamento fora do prazo, salvo se comprovada a impossibilidade do envio com antecedência ao vencimento por motivo devidamente justificado.

CAPÍTULO III - PROCEDIMENTOS NAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE GERENCIAM SERVIÇOS REFERIDOS NESTA INSTRUÇÃO NORMATIVA

1 - Os pagamentos dos serviços que são geridos por setores específicos, a exemplo de telefonia, internet, locação de veículos, combustível, condução de veículos, manutenção de condicionadores de ar, obras e reformas, entre outros, devem ser encaminhados pela CAS aos setores responsáveis para a devida conferência.

2 - A responsabilidade pela conferência entre o valor faturado e o efetivamenteconsumido fica a cargo do fiscal do contrato, juntamente com o setor competente.

3 - As Unidades Administrativas, na conferência dos documentos para pagamento, devem atentar-se aos seguintes pontos:

a) Se os valores apresentados estão em conformidade com o contratado, observando a veracidade das informações e a consonância com os registros de controles próprios;

b) Se as demais informações conferem com os dispostos contratuais;

c) Se as certidões apresentadas estão com o CNPJ da empresa contratada e dentro da validade;

d) Se as faturas/notas chegaram em tempo hábil para pagamento e realizar a conferência atentando-se ao prazo de vencimento;

d.1) Nos casos em que as notas/faturas não chegarem com tempo hábil para conferência e pagamento, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve ser informada para verificar se o fato ocorreu por responsabilidade ou não a Defensoria Pública;

d.1.1) Os casos que não forem de responsabilidade da Defensoria Pública, a contratada deve ser informada para prorrogação do prazo da fatura, ou emissão de nova nota fiscal com tempo hábil para pagamento, salvo os casos em que não for possível a emissão com antecedência;

d.1.2) Os casos que forem de responsabilidade da Defensoria Pública, a nota deve ser conferida e encaminhada o quanto antes para pagamento, e a Autoridade Superior deve ser informada dos motivos do atraso, se forem conhecidos.

e) Se as faturas/notas já foram objeto de pagamento.

4 - Havendo divergência nas informações, a Unidade responsável pela conferência poderá diligenciar junto à empresa contratada para as devidas correções.

CAPÍTULO IV - PROCEDIMENTOS NA GERÊNCIA DE PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO E GESTÃO DE SERVIÇOS - GPIGS

A - DOS PROCEDIMENTOS GERAIS

1 - A GPIGS deve manter planilha atualizada para acompanhamento das locações, consumo de água, energia, tributos, serviços terceirizados e demais serviços não gerenciados por outros setores.

2 - Com o auxílio da planilha de acompanhamento do IPTU, a GPIGS diligenciará no decorrer do ano, junto ao fiscal do contrato de locação, para verificar se o IPTU já está disponível para pagamento.

3 - Em conjunto à Coordenadoria Administrativa Sistêmica, a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços deve acompanhar e enviar Ofício a Concessionária de energia solicitando o agrupamento, desligamento e/ou ligação de energia.

3.1 - Nos casos de agrupamento e ligação de energia, as UCs devem ser repassadas pela Gerência de Contratos à Coordenadoria Administrativa Sistêmica e à Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços, ou quando for o caso pela Coordenadoria de Gestão de Convênios e Parcerias, em conjunto com a Coordenadoria de Infraestrutura Física.

B - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS

1 - A GPIGS é responsável pela conferência e análise dos documentos para pagamento dos serviços terceirizados.

2 - A CAS deve encaminhar à GPIGS o procedimento de pagamento com os documentos para conferência e análise.

3 - O prazo para encaminhamento dos documentos pelas empresas é o descrito no respectivo contrato.

3.1 - A GPIGS deve atentar-se ao prazo contratual de vencimento das notas e dos impostos da nota fiscal de serviço, quando for o caso.

4 - Na ausência de previsão contratual acerca dos documentos necessários para pagamento, ou quando a relação de documentos for insuficiente para a conferência eficaz, deve ser solicitado à empresa o encaminhamento dos documentos descritos nos artigos 1º e 3º, do Decreto Estadual n.º 8.199/2006:

Art. 1º Os pagamentos relativos às aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis e imóveis e indenizações referentes à serviços e/ou locações, serão efetuados mediante a apresentação dos seguintes documentos: (grifo nosso)

a) prova de regularidade junto à Fazenda Estadual, expedida pela Secretaria de Estado de Fazenda da sede ou domicílio do credor;

b) prova de regularidade junto à Dívida Ativa do Estado, expedida pela Procuradoria-Geral do Estado da sede ou domicílio do credor;

c) prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), quando o Poder Executivo do Estado de Mato Grosso for solidário na obrigação.

(...)

Art. 3º Para o pagamento de serviços envolvendo mão-de-obra atuante nas dependências do órgão/entidade contratante, exigir-se-á, além dos documentos descritos no art. 1º deste decreto, também:

I - apresentação da folha de pagamento, juntamente com a GFIP, relativa aos funcionários executores das atividades estabelecidas no contrato, devendo haver concordância com a relação de funcionários entregue ao gestor do contrato;

II - comprovação do recolhimento individual, relativo ao mês anterior, do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, referente aos funcionários executores das atividades estabelecidas no contrato, devendo haver concordância com a relação de funcionários entregue ao gestor do contrato;

III - comprovação do recolhimento, relativo ao mês anterior, da previdência social - INSS, referente aos funcionários executores das atividades estabelecidas no contrato, devendo haver concordância com a relação de funcionários entregue ao gestor do contrato;

IV - comprovação de entrega dos vales-transportes, caso couber, relativos aos funcionários executores das atividades estabelecidas no contrato, devendo haver concordância com relação de funcionários entregue ao gestor do contrato;

4.1 - Caso seja necessário, a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços, nos casos de serviços terceirizados com fornecimento de mão de obra nas dependências da Defensoria Pública, pode solicitar ainda:

a) GFIP do mês anterior a referência da nota, contendo o relatório GPS, relatório GRF, rubrica e relação dos funcionários;

b) Comprovante do envio dos dados pela Conectividade Social do mês anterior à referência da nota;

c) Relação do ponto dos funcionários do mês de referência da nota;

d) As demais certidões negativas que demonstrem a manutenção da regularidade fiscal e trabalhista da empresa;

e) Relação atualizada dos prestadores de serviços no respectivo mês de referência à prestação, inclusive, com as eventuais substituições temporárias.

4.1.1 - No início de novo contrato em que não seja possível o encaminhamento dos documentos do mês anterior, devem ser solicitados os documentos de contratação do funcionário que prestará os serviços para a Defensoria Pública.

5 - Recebidos os documentos necessários para pagamento, a GPIGS deve encaminhar os documentos ao(s) fiscal(is) do contrato, para análise e realização do atesto, no prazo de 3 (três) dias úteis.

5.1 - Caso o fiscal do contrato não encaminhe o atesto no prazo descrito, a GPIGS deve proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I. e comunicar imediatamente a Diretoria Geral para análise do caso, e aguardar novas deliberações.

6 - A GPIGS deve realizar a conferência dos documentos, observando os seguintes pontos:

a) Se o contrato está vigente e se o valor contido na nota fiscal retrata o valor contratado;

b) Se a nota fiscal foi emitida para o CNPJ da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, bem como se a emissão da nota foi realizada nos últimos 10 (dez) dias;

c) Se as certidões apresentadas estão no CNPJ da empresa contratada e dentro da validade;

c.1) Caso as certidões estejam positivas ou não sejam apresentadas, a GPIGS deve diligenciar junto a empresa para emissão de novas certidões ou apresentação de justificativa.

d) Se a nota encaminhada já foi objeto de pagamento;

e) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal titular ou em sua ausência pelo substituto, e se os serviços foram executados em conformidade com o contratado.

e.1) Caso o serviço não tenha sido realizado a contento, destacar a informação do fiscal do contrato e encaminhar à Autoridade Superior para deliberações.

7 - Nos casos em que houver o fornecimento de mão de obra nas dependências da Defensoria Pública, a GPIGS além do disposto no item 5, deve observar também os seguintes pontos:

a) Se a guia do FGTS e do INSS estão em nome da empresa contratada e se são referentes ao período devido, bem como se o valor confere com o informado na GFIP;

b) Se os comprovantes de pagamento do FGTS e do INSS se referem às guias apresentadas;

c) Se a GFIP é referente ao mês solicitado, bem como se todos os funcionários que laboram na Instituição estão relacionados no documento e se o salário informado corresponde ao valor recebido pelo funcionário;

d) Verificar se o comprovante de informações da Conectividade Social é referente ao período solicitado, bem como se contém os dados da empresa;

e) Quando for devido o pagamento de vale alimentação e transporte, verificar se o funcionário está relacionado na lista dos beneficiários e se o valor foi pago corretamente, de acordo com a Convenção Coletiva da Categoria;

f) Se a referência da folha de pagamento está correta, se corresponde ao funcionário que presta serviços na Instituição, se o salário está correto, se há descontos indevidos e se a data de pagamento está dentro do período permitido (até o 5º dia útil do mês subsequente);

f.1) Para fins de pagamento de salário, na contagem dos dias úteis será incluído o sábado, excluindo-se o domingo e o feriado, inclusive o municipal (IN Secretaria de Relações do Trabalho Nº 01 de 07/11/1989), salvo disposição em contrário em acordo ou convenção coletiva.

g) Na relação de ponto deve ser observado se o horário realizado pelo funcionário condiz com o contratado, se há a realização de horas extras não autorizadas, bem como se há ocorrências de faltas ou atrasos;

g.1) Quando houver faltas ou atrasos sem a devida reposição da mão de obra, o dia deve ser glosado da nota fiscal da empresa, levando em consideração o cálculo proporcional previsto no contrato, ou, na ausência de previsão contratual, será utilizado o disposto no Capítulo III desta Instrução Normativa.

h) Nos casos de novos contratos, deve-se solicitar à empresa os documentos que demonstrem a regularidade da contratação do funcionário que presta os serviços na Instituição, a data da contratação e se o horário de trabalho reflete o disposto no contrato da prestação do serviço entre a Defensoria e a empresa.

8 - Após a conferência, a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços deve atualizar as informações na planilha de acompanhamento, elaborar manifestação com as considerações, observações e diligências realizadas, preencher o Check List (Anexo IV), e encaminhar o procedimento ao Ordenador de Despesa, para autorização de pagamento.

CAPÍTULO V - PROCEDIMENTOS NA COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA - CAS

A - DO PAGAMENTO PROPORCIONAL OU ENTREGA PARCIAL

1 - Quando houver aquisições com entregas parciais, a CAS deve observar a modalidade do empenho.

1.1 - Quando o empenho for na modalidade global, que permite a liquidação em várias parcelas, a nota da entrega parcial pode ser encaminhada para pagamento, com as adoções das medidas descritas no Capítulo V item G desta IN.

1.2 - Quando o empenho for na modalidade ordinário, que permite a liquidação apenas em uma parcela, a empresa deve ser orientada a entregar todos os materiais para emissão da nota, bem como observar o prazo descrito na Ordem de Fornecimento.

1.2.1 - Após o recebimento de todos os materiais, a CAS analisa os documentos e procede com as adoções das medidas descritas no Capítulo V item G desta IN.

B - PROCEDIMENTOS PARA PAGAMENTO DE LOCAÇÃO DE IMÓVEL

1 - As locações são pagas mensalmente, em conformidade com as disposições contratuais.

2 - Os locadores dos imóveis ou fiscais dos contratos devem encaminhar os documentos descritos nos respectivos contratos de locação para os e-mails faturaseatestos@dp.mt.gov.br e cas@dp.mt.gov.br, para abertura do procedimento de pagamento da locação mensal no prazo descrito no respectivo contrato.

2.1 - O procedimento de pagamento da locação será aberto somente quando forem recebidos os documentos previstos no contrato ou o respectivo atesto.

3 - Na ausência de previsão contratual sobre os documentos que o Locador deve encaminhar para pagamento da locação, o setor responsável pela instrução dos procedimentos de pagamento deve solicitar os documentos descritos no artigo 1º, do Decreto Estadual nº 8.199/2006:

a) prova de regularidade junto à Fazenda Estadual, expedida pela Secretaria de Estado de Fazenda da sede ou domicílio do credor;

b) prova de regularidade junto à Dívida Ativa do Estado, expedida pela Procuradoria-Geral do Estado da sede ou domicílio do credor;

c) prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), quando o Poder Executivo do Estado de Mato Grosso for solidário na obrigação.

Parágrafo único. Excetuam-se às disponibilidades do caput as aquisições/contratações atendidas por pessoas físicas, independentemente do domicílio, sendo liquidadas e pagas a partir da apresentação dos documentos pessoais em plena validade e prova de cadastro junto ao INSS.

3.1 - A CAS também pode solicitar as demais certidões negativas que demonstrem a manutenção da regularidade fiscal e trabalhista pelo locador pessoa jurídica.

3.2 - Caso haja previsão contratual para que o pagamento das tarifas, taxas, impostos e condomínio seja realizado pelo sistema de reembolso, o Locador deve encaminhar para reembolso os documentos descritos no contrato, conforme a despesa a ser reembolsada, tais como: fatura de água e comprovante de pagamento, boleto de condomínio e comprovante de pagamento, guia do imposto e comprovante de pagamento, sem prejuízo de outros documentos que forem solicitados para esclarecimentos.

4 - Recebidos os documentos do Locador, a CAS deve encaminhar, quando necessário, os documentos ao fiscal do contrato de locação para análise e realização do atesto. O fiscal deve enviar o atesto no prazo de 3 (três) dias úteis, após o recebimento dos documentos.

4.1 - Caso o fiscal do contrato não encaminhe o atesto no prazo descrito, o setor responsável deve proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I., comunicar imediatamente a Diretoria-Geral para análise do caso e aguardar novas deliberações.

5 - A CAS realiza a conferência observando os seguintes pontos:

a) Nos contratos em que há previsão de apresentação do recibo de locação, se os dados constantes no recibo estão em conformidade com o respectivo contrato de locação, e se as demais informações estão corretas;

b) Se já foi aberto procedimento de pagamento para a referência;

c) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal titular do contrato ou, em sua ausência, pelo substituto;

d) Caso no atesto tenha alguma informação de que o imóvel não atende as necessidades do Núcleo ou qualquer outra observação, o apontamento do fiscal do contrato deve ser destacado para ciência da Autoridade Superior;

e) Quando o locador for Pessoa Física, deve-se analisar se este apresentou todos os documentos necessários para o pagamento de forma legível;

f) Quando o locador for Pessoa Jurídica, deve-se analisar a regularidade das certidões. Nos casos em que houver certidões positivas ou irregulares, deve-se diligenciar junto ao locador para verificação.

5.1 - Nos casos em que a fatura de água for reembolsada ao locador, deve-se analisar também os seguintes pontos:

a) O número da matrícula e o número do hidrômetro, a fim de verificar se a cobrança se refere ao imóvel no qual está instalado o Núcleo da Defensoria Pública;

b) Se a fatura já foi objeto de procedimento de pagamento;

c) O período ao qual se refere;

d) Se o atesto foi confeccionado por servidor designado como fiscal;

d.1) Caso no atesto tenha alguma informação de que o serviço de fornecimento de água não foi satisfatório ou qualquer outra observação, o apontamento do fiscal deve ser destacado para ciência da Autoridade Superior.

e) Se o comprovante de pagamento recebido se refere à fatura objeto do reembolso;

f) Se há cobrança de juros e multas por atraso no pagamento de fatura anterior. Em caso positivo, os valores referentes aos juros e multas não serão reembolsados ao locador;

g) Se há cobrança de valores atípicos. Em caso positivo, a CAS deve verificar com a Concessionária o motivo da cobrança. Constatando tratar-se de cobrança indevida, deve informar os fatos ao Ordenador de Despesa para deliberação sobre o pagamento ou desconto do valor no pagamento da locação, ou outras providências que julgar necessárias;

h) Analisar se o consumo de água do Núcleo permaneceu na média em comparação aos meses anteriores;

i) Os casos de aumento elevado do consumo sem justificativa aparente podem indicar vazamento. Nestes casos, a CAS deve informar na manifestação que houve o aumento e pode sugerir ao Ordenador de Despesas que o procedimento seja encaminhado, após o pagamento, à Coordenadoria de Infraestrutura Física para diligências sobre possíveis vazamentos.

i.1) Posteriormente à conferência e diligências realizadas pela Coordenadoria de Infraestrutura Física, o procedimento deve retornar à CAS para conhecimento e acompanhamento das faturas posteriores;

i.2) A CAS deve encaminhar as informações à GPIGS para conhecimento e anotações na planilha de acompanhamento.

5.2 - Nos casos em que houver a obrigação de reembolso da taxa de condomínio, deve-se analisar também os seguintes pontos:

a) Os dados do imóvel descrito no boleto do condomínio, a fim de verificar se a cobrança se refere ao imóvel no qual está instalado o Núcleo da Defensoria Pública;

b) Se o boleto já foi objeto de reembolso;

c) O período ao qual se refere;

d) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal do contrato ou, na sua ausência, pelo fiscal substituto;

e) Se o comprovante de pagamento encaminhado se refere ao boleto objeto da análise;

f) Se há cobrança de juros e multas por atraso no pagamento. Em caso positivo, o valor deve ser descontado do valor da locação a ser paga ao locador;

g) Se há cobrança de valores atípicos. Em caso positivo, a CAS deve verificar com o Locador o motivo da cobrança. Constatando tratar-se de cobrança indevida, deve informar os fatos ao Ordenador de Despesa para deliberação sobre o reembolso ou não do valor;

5.3 - Nos casos em que houver reembolso de despesa de IPTU ou de qualquer outro tributo que incida sobre o imóvel objeto da locação, deve-se analisar também os seguintes pontos:

a) Se a Guia é referente ao imóvel objeto do contrato de locação;

b) Caso a área do imóvel, utilizada como base de cálculo para a cobrança do IPTU, seja superior à área alugada pela Defensoria Pública, deve ser realizada a análise do caso concreto, a fim de verificar se o pagamento do imposto deverá ser realizado de forma integral ou parcial. As informações obtidas devem ser encaminhadas ao Ordenador de Despesas para ciência e deliberações;

c) O período ao qual se refere à cobrança do tributo, e se já foi objeto de pagamento;

d) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal do contrato e se há alguma observação;

d.1) Caso haja alguma observação realizada pelo fiscal do contrato, a informação deve ser destacada na manifestação para conhecimento e deliberações da Autoridade Superior.

e) Se há incidência da cobrança de juros e multas. Em caso positivo, os valores referentes aos juros e multas não serão reembolsados ao locador.

6 - Realizadas as diligências que se fizerem necessárias, a CAS procede ao encaminhamento do procedimento de pagamento devidamente instruído e com o Check List (Anexo I ou II) preenchido, ao Ordenador de Despesas para análise e autorização.

6.1 - Antes do encaminhamento ao Ordenador de Despesas para autorização de pagamento, o procedimento deve ser encaminhado a GPIGS para conhecimento e preenchimento da planilha de acompanhamento.

7 - Os casos omissos relacionados aos pagamentos de locações serão encaminhados ao Ordenador de Despesas para ciência e deliberações.

C - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DE FATURA DE ÁGUA

1 - O pagamento das faturas de água dos Núcleos e da Sede Administrativa pode ser realizado diretamente à Concessionária ou por meio de reembolso, conforme previsto no respectivo contrato de locação ou instrumento congênere.

2 - Nos casos em que a fatura de água for paga pelo sistema de reembolso ao Locador, devem ser seguidas as disposições contidas no Capítulo V item B desta Instrução Normativa.

3 - Nos casos em que o pagamento da fatura de água for realizado pela Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso diretamente à Concessionária ou à Prefeitura, recebida a fatura e o respectivo atesto, a CAS realiza a conferência analisando os seguintes pontos:

a) Conferência do endereço, da matrícula e do número do hidrômetro a fim de verificar se a cobrança se refere ao imóvel no qual está instalado o Núcleo da Defensoria Pública;

b) Se a fatura já foi objeto de procedimento de pagamento;

c) O período ao qual se refere;

d) Se o atesto foi confeccionado por servidor designado como fiscal;

e) Se há cobrança de juros e multas na fatura;

e.1) Nos casos em que a cobrança de juros e multa for indevida, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve realizar diligências com a Concessionária para emissão de nova fatura com valor correto;

e.2) Nos casos em que a cobrança for devida, a CAS deve verificar o motivo da incidência de juros e multas e informar a Autoridade Superior;

e.3) Proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I.

f) Se há cobrança de valores atípicos. Em caso positivo, a CAS deve verificar com a Concessionária os fundamentos da cobrança. Constatando tratar-se de cobrança indevida, deve-se solicitar a retificação da fatura;

f.1) Caso a Concessionária entenda por não retificar a fatura, a CAS deve instruir o procedimento com todas as informações produzidas e coletadas e encaminhar o procedimento ao Ordenador de Despesas para ciência e deliberações.

g) Se há registros de faturas vencidas;

g.1) Em caso positivo, verificar se a(s) fatura(s) pendente(s) foi(ram) paga(s) e solicitar a baixa junto a Concessionária de água;

g.2) Caso a(s) fatura(s) esteja(m) pendente(s) de pagamento adotar as providências para a abertura do respectivo procedimento de pagamento, no qual deve ser apresentada justificativa sobre o porquê de não ter(em) sido paga(s) no tempo oportuno.

h) Analisar se o consumo de água do Núcleo permaneceu na média em comparação aos meses anteriores;

h.1) Os casos de aumento elevado do consumo sem justificativa aparente podem indicar vazamento. Nestes casos, a CAS informa na manifestação que houve o aumento e sugere ao Ordenador de Despesas que o procedimento seja encaminhado, após o pagamento, à Coordenadoria de Infraestrutura Física para diligências sobre possíveis vazamentos;

h.2) Posteriormente à conferência e diligências realizadas pela Coordenadoria de Infraestrutura Física o procedimento deve retornar à CAS para conhecimento e acompanhamento das faturas posteriores;

h.3) A CAS deve encaminhar as informações à GPIGS para conhecimento e anotações na planilha de acompanhamento.

i) Verificar se o registro do pagamento pela Concessionária é realizado automaticamente ou mediante o envio do comprovante de pagamento.

i.1) Nos casos que o registro não for automático, essa informação deve constar na manifestação ao Ordenador de Despesas, pois após o pagamento o procedimento deve retornar à CAS juntamente com o comprovante de pagamento para diligências junto à Concessionária visando à baixa do débito.

4 - Após a conferência, a CAS elabora a manifestação com as considerações, observações e diligências realizadas e encaminha o procedimento ao Ordenador de Despesa para autorização do pagamento.

4.1 - Antes do encaminhamento ao Ordenador de Despesas para autorização de pagamento, o procedimento deve ser encaminhado a GPIGS para conhecimento e preenchimento da planilha de acompanhamento.

D - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS TRIBUTOS

1 - O pagamento do IPTU e dos demais tributos podem ser realizado diretamente ou pelo sistema de reembolso ao locador, conforme previsto no respectivo contrato de Locação.

1.1 - Caso sejam realizados pelo sistema de reembolso ao Locador, devem ser observadas as disposições contidas no Capítulo V, item B, desta Instrução Normativa.

2- Caso os documentos sejam encaminhados diretamente pelo Locador, a CAS os enviará ao fiscal do contrato de locação para análise e realização do atesto. O fiscal deve enviar o atesto no prazo de 3 (três) dias úteis.

2.1 - Caso o fiscal do contrato não encaminhe o atesto no prazo descrito, o setor responsável deve proceder com o registro dos dados para geração de Indicador de C.I., comunicar imediatamente à Diretoria-Geral para análise do caso e aguardar novas deliberações.

3 - A CAS realiza a conferência da guia analisando os seguintes pontos:

a) Se o contrato de locação está vigente e se a obrigação de pagamento do tributo pela Locatária é prevista contratualmente;

b) Se a Guia se refere ao imóvel objeto do contrato de locação;

b.1) Quando for IPTU e caso a base de cálculo utilizada para a cobrança seja superior à área do imóvel alugado pela Defensoria Pública, deve ser realizada a análise do caso concreto, a fim de verificar se o pagamento do imposto deverá ser realizado de forma integral ou parcial. As informações obtidas devem ser encaminhadas ao Ordenador de Despesas para ciência e deliberações.

c) O período ao qual se refere à cobrança do tributo, e se já foi objeto de pagamento;

d) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal do contrato e se há alguma observação;

d.1) Caso haja alguma observação realizada pelo fiscal do contrato, a informação deve ser destacada na manifestação para conhecimento e deliberações da Autoridade Superior.

e) Se há incidência da cobrança de juros e multas. Em caso positivo, verificar se a cobrança ocorreu por fato imputável à Defensoria Pública ou a terceiros.

e.1) Nos casos em que a cobrança de juros e multa for indevida, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve realizar diligências para emissão de nova guia com valor correto;

e.2) Nos casos em que a cobrança for devida, a CAS deve verificar os motivos do atraso e informá-los ao Ordenador de Despesas na manifestação de encaminhamento do procedimento;

e.3) Proceder com o registro dos dados para geração de Indicador de C.I.

4 Após a conferência, a CAS deve elaborar a manifestação com as considerações, observações e diligências realizadas, bem como deve preencher o Check List Modelo (Anexo III) e encaminhar o procedimento ao Ordenador de Despesa para autorização de pagamento.

4.1 - Antes do encaminhamento ao Ordenador de Despesas para autorização de pagamento, o procedimento deve ser encaminhado a GPIGS para conhecimento e preenchimento da planilha de acompanhamento.

E - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DE FATURA DE ENERGIA

1 - O pagamento da energia elétrica é realizado mensalmente por meio da fatura agrupadora nº 2407/020.

1.1 - As Unidades Consumidoras de Energia (UC) de todos os Núcleos e da Sede Administrativa da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso devem ser agrupadas na fatura geral nº 2407/020.

1.2 - As solicitações de agrupamento, desligamento e/ou ligação de energia devem ser encaminhadas à Coordenadoria Administrativa Sistêmica, que em conjunto com a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços envia Ofício à Concessionária de Energia com o pedido.

1.3 - Nos casos de agrupamento e ligação de energia, as UCs devem ser repassadas à Coordenadoria Administrativa Sistêmica e a Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços pela Gerência de Contratos, ou quando for o caso pela Coordenadoria de Gestão de Convênios e Parcerias, em conjunto com a Coordenadoria de Infraestrutura Física.

2 - A fatura geral de energia é protocolada na Sede Administrativa pela Concessionária de Energia, juntamente com um demonstrativo de consumo de cada UC.

2.1 - As faturas de cada UC podem ser consultadas na Agência Virtual, através do endereço eletrônico www.energisa.com.br/empresa, informando o número do CNPJ e a senha que é gerenciada pela CAS, GPIGS e fiscal do contrato.

3 - Recebidos os documentos necessários para pagamento, a CAS deve encaminhar os documentos ao(s) fiscal(is) do contrato, para análise e realização do atesto, no prazo de 3 (três) dias úteis.

3.1 - Caso o fiscal do contrato não encaminhe o atesto no prazo descrito, a CAS deve proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I., e comunicar imediatamente a Diretoria-Geral para análise do caso, e aguardar novas deliberações.

4 - A CAS realiza a conferência da fatura agrupadora verificando os seguintes pontos:

a) Se houve a cobrança de todas as Unidades Consumidoras com auxílio da planilha das Unidades Consumidoras;

b) Se há cobrança indevida do Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços - ICMS;

c) Se há incidência da cobrança de juros e multas. Em caso positivo, verificar se a cobrança ocorreu por fato imputável à Defensoria Pública ou a terceiros;

c.1) Nos casos em que a cobrança de juros e multa for indevida, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve realizar diligências com a Concessionária para emissão de nova fatura com valor correto;

c.2) Nos casos em que a cobrança for devida, na manifestação de encaminhamento ao Ordenador de Despesas devem ser indicados os motivos do atraso se forem conhecidos;

c.3) Proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I.

d) Incidência de alguma tarifa esporádica e, quando for o caso, realizar diligências junto à Concessionária de energia;

e) Quando for o caso verificar se as solicitações de agrupamento, desligamento e ligação de energia foram atendidas pela Concessionária;

f) Analisar se a fatura já foi objeto de pagamento;

g) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal titular ou em sua ausência pelo substituto, e se os serviços foram executados em conformidade com o contratado.

g.1) Caso o serviço não tenha sido realizado prestado a contento, destacar a informação do fiscal do contrato e encaminhar à Autoridade Superior para deliberações.

5 - Após a conferência, a CAS deve elaborar manifestação com as considerações, observações e diligências realizadas, dar ciência a GPIGS para conhecimento e preenchimento da planilha de acompanhamento, e encaminhar o procedimento ao Ordenador de Despesa para autorização de pagamento.

F - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS SERVIÇOS TERCEIRIZADOS

1 - Os pagamentos são realizados mensalmente em conformidade com as disposições contratuais. Em regra, as empresas devem encaminhar as notas para pagamento no mês subsequente à realização do serviço, juntamente com os documentos relacionados no instrumento contratual.

2 - O prazo para encaminhamento dos documentos pelas empresas é o descrito no respectivo contrato.

3 - Recebidos os documentos necessários para pagamento, a CAS os encaminha à GPIGS para análise e conferência, conforme item B do capítulo IV desta IN.

G - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS DEMAIS SERVIÇOS E AQUISIÇÕES

1 - Os pagamentos serão realizados em conformidade com as disposições contratuais. Em regra, as empresas devem encaminhar as notaspara pagamento após a realização do serviço, juntamente com os documentos relacionados no instrumento contratual.

2 - O prazo para encaminhamento dos documentos pelas empresas é o descrito no respectivo instrumento contratual.

3 - Na ausência de previsão contratual acerca dos documentos necessários para pagamento, ou quando a relação de documentos for insuficiente para a conferência eficaz, deve ser solicitado a empresa o encaminhamento dos documentos descritos no artigo 1º, do Decreto Estadual n.º 8.199/2006:

a) prova de regularidade junto à Fazenda Estadual, expedida pela Secretaria de Estado de Fazenda da sede ou domicílio do credor;

b) prova de regularidade junto à Dívida Ativa do Estado, expedida pela Procuradoria-Geral do Estado da sede ou domicílio do credor;

c) prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), quando o Poder Executivo do Estado de Mato Grosso for solidário na obrigação.

4 - Nos casos em que o valor varia de acordo com a utilização, a exemplo do combustível, as empresas devem apresentar também o relatório dos gastos.

5 - Nos casos de faturas nas quais há vencimento já determinado, estas devem ser protocoladas com antecedência mínima de 10 (dez) dias ao vencimento.

6 - Quando recebidos os documentos necessários para pagamento, a CAS encaminhará os documentos ao(s) fiscal(is) designados, para análise e realização do atesto, no prazo de 3 (três) dias úteis.

6.1 - Exceto quando o fiscal designado for lotado no setor técnico e o serviço/aquisição precise de manifestação técnica. Nestes casos, o procedimento será encaminhado ao fiscal para análise e realização do atesto, após devolvido para conferência pela CAS.

6.2- Caso o fiscal do contrato não encaminhe o atesto no prazo descrito, a CAS deve proceder com o registro dos dados para a geração de Indicador de C.I., comunicar imediatamente a Diretoria-Geral para análise do caso e aguardar novas deliberações.

7 - A CAS realiza a conferência das notas observando:

a) Se o contrato está dentro do prazo de validade;

b) Nos casos em que não há variação do valor, deve ser verificado se a quantia da nota fiscal corresponde ao valor contratado;

c) Nos casos em que há variação do valor de acordo com a utilização, deve ser observado se o valor não ultrapassou o estimado mensal;

d) Se a nota fiscal foi emitida para o CNPJ da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, bem como se a emissão da nota é recente;

e) Verificar se as faturas chegaram em tempo hábil para pagamento e se os dados correspondem aos da Defensoria Pública;

e.1) Nos casos em que as notas/faturas não chegarem com tempo hábil para conferência e pagamento, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve verificar se o fato ocorreu por responsabilidade ou não a Defensoria Pública;

e.2) Nos casos que não são de responsabilidade da Defensoria Pública, a contratada deve ser informada para prorrogação do prazo da fatura ou emissão de nova nota fiscal com tempo hábil para pagamento, salvo nos casos em que não for possível a emissão com antecedência;

e.3) Nos casos que são de responsabilidade da Defensoria Pública, a nota deve ser conferida e encaminhada o quanto antes para pagamento, e a Autoridade Superior deve ser informada dos motivos do atraso, se forem conhecidos.

f) Se as certidões apresentadas estão com o CNPJ da empresa contratada e dentro da validade;

f.1) Caso as certidões estejam positivas ou não sejam apresentadas, a CAS deve diligenciar junto a empresa para emissão de novas certidões ou apresentação de justificativa.

g) Se a nota/fatura recebida já foi objeto de pagamento;

h) Se o atesto foi confeccionado pelo fiscal titular ou em sua ausência pelo substituto, e se os serviços foram executados em conformidade com o contratado.

h.1) Exceto quando o procedimento necessita da manifestação do setor técnico e os fiscais designados estão lotados no próprio setor. Nestes casos, após a conferência realizada pela CAS o procedimento deve ser direcionado via Coplan ao fiscal designado para atesto e manifestação, e, após, ao Ordenador de Despesas para deliberações;

h.2) Caso o serviço/aquisição não tenha sido realizado a contento, destacar a informação do fiscal do contrato e encaminhar à Autoridade Superior para deliberações.

8 - Após a conferência, a Coordenadoria Administrativa Sistêmica deve elaborar a manifestação com as considerações, observações e diligências realizadas, bem como deve preencher o Check List (Anexo V) e encaminhar o procedimento ao fiscal do contrato, se necessário, conforme disposto no (item 7 - h), para conferência e emissão do atesto e encaminhamento ao Ordenador de Despesa, para autorização de pagamento.

8.1 - Quando não for necessário o encaminhamento ao fiscal do contrato/setor técnico (vide item 7 - h), adota-se o disposto no item 6 e, após o recebimento do atesto, o procedimento é encaminhado ao Ordenador de Despesa, para autorização de pagamento.

H - PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO RELATIVOS AO FECHAMENTO DO ORÇAMENTO

1 - No decorrer do mês de novembro a CAS deve encaminhar à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade relatório contendo as informações dos pagamentos que possivelmente serão inscritos em restos a pagar.

1.1 - A CAS deve encaminhar um relatório dos valores a serem pagos referentes aos meses de novembro e dezembro dos contratos de serviços contínuos, locações e demais contratos de valores fixos à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para conhecimento e providências.

1.2 - A CAS deve encaminhar um relatório com uma estimativa dos valores a serem pagos referentes aos meses de novembro e dezembro das despesas de água, energia, e demais contratos com valores variáveis à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade para conhecimento e providências.

1.2.1 - Para o cálculo da estimava deve ser considerada a média dos valores de consumo dos últimos dez meses e acrescentar 20% (vinte por cento) de margem prudencial;

1.2.2 - Nos casos em que a média apurada for consideravelmente abaixo dos últimos três valores pagos, deve ser utilizado como referência o último valor pago acrescido da porcentagem descrita no item anterior.

2 - Não é necessária a abertura antecipada dos procedimentos de pagamento referentes aos meses de novembro e dezembro, bastando somente que sejam informados antecipadamente os valores à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade.

CAPÍTULO VI - DA GERAÇÃO DE INDICADORES DE CONTROLE INTERNO

1 - Em consonância com a Instrução Normativa SCI 02/2019, são inicialmente definidos os seguintes Indicadores de Controle Interno:

a) Indicador 1: Quantidade de pagamentos incorretos em decorrência da falta de informação das unidades sobre situações contratuais e congêneres;

b) Indicador 2: Quantidade de vezes em que a GPIGS ou a CAS não foram informadas em tempo hábil das alterações contratuais e congêneres;

c) Indicador 3: Percentual das faturas de água que não foram encaminhadas à Coordenadoria Administrativa Sistêmica ou à Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços com antecedência mínima de 10 dias do vencimento, em relação ao total de faturas pagas pela Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, e a quantidade de faturas pagas em atraso devido a essa ocorrência;

d) Indicador 4: Quantidade de pagamentos realizados com juros e multas;

e) Indicador 5: Quantidade de atestos recebidos após o prazo previsto na IN SPA-01/2020;

f) Indicador 6: Percentual de processos que apresentaram inconformidades quanto aos documentos trabalhistas e fiscais nos contratos de serviços terceirizados, no momento da análise realizada pela Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços, em relação ao total de processos desta natureza no período;

g) Indicador 7: Percentual de processos de pagamentos de contratos de serviços terceirizados que apresentaram documentação incompleta no momento da análise realizada pela Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços em relação ao total de processos desta natureza no período.

1.1 - Sem a necessidade de expedição de nova versão para esta Instrução Normativa do SCI, estes indicadores poderão sofrer adequações, bem como, poderão ser criados outros indicadores, desde que observados os procedimentos para cadastramento ou alteração do cadastro junto à Unidade de Controle Interno.

2 - Os indicadores têm como objetivo o monitoramento e a análise de alguns dos riscos relacionados na Matriz de Risco e Controles (Anexo VI), a fim de verificar a eficácia e efetividade dos procedimentos de controles estabelecidos, bem como, para dar suporte à gestão.

3 - Para o registro dos dados necessários à geração dos indicadores será utilizada a ferramenta Google Forms, sendo esta atividade de responsabilidade da Coordenadoria Administrativa Sistêmica e da Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços, de acordo com a natureza do pagamento.

4 - A cada 06 (seis) meses, será gerado um relatório dos Indicadores de Controle de Interno definidos no item 1, o qual poderá demonstrar séries históricas, comparativos de dados com períodos anteriores e demais detalhes necessários ao atingimento dos objetivos de cada indicador.

4.1 - O relatório destina-se a possibilitar o monitoramento, por parte da Coordenadoria de Administração Sistêmica, sendo encaminhado também à análise da Administração Superior e à Unidade de Controle Interno para acompanhamento.

4.2 - O prazo para geração dos relatórios poderá ser revisto, sem a necessidade de expedição de nova versão para esta Instrução Normativa.

VII - DISPOSIÇÕES FINAIS

1 - Os casos omissos nesta Instrução Normativa devem ser informados à Autoridade Superior para análise e deliberações que entender pertinentes.

2 - Eventuais esclarecimentos que se fizerem necessários devem ser solicitados à Coordenadoria Administrativa Sistêmica.

3 - A Coordenadoria Administrativa Sistêmica poderá delegar à Gerência de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços a realização dos atos descritos nesta IN, referentes a abertura, instrução e encaminhamento dos processos de pagamentos de água, energia e locação de imóvel.

4 - Integram esta Instrução Normativa os seguintes documentos:

Anexo I - Check List Locação Pessoa Física;

Anexo II - Check List Locação Pessoa Jurídica;

Anexo III - Check List IPTU;

Anexo IV - Check List Serviços Terceirizados;

Anexo V - Check List Demais Serviços e Pagamentos;

Anexo VI - Matriz de Riscos e Controles;

Anexo VII - Mapas dos Processos.

5 - Revogam-se as disposições contrárias.

6 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando as instruções normativas anteriores a ela.

Cuiabá/MT, 03 de novembro de 2020.

Agnaldo Ferreira dos Santos

Malu Carmo dos Santos

Coordenador Administrativo Sistêmico

(original assinado)

Gerente de Patrimônio Imobiliário e Gestão de Serviços

(original assinado)

Clodoaldo Aparecido Gonçalves de Queiroz

Defensor Público-Geral da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso.

(original assinado)

ANEXO I - CHECK LIST LOCAÇÃO PESSOA FÍSICA

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA
CHECK LIST - LOCAÇÃO PF
NÚCLEO:
PROCESSO:
LOCADOR(A):

DOCUMENTOS	VENC./REF.	✓
Recibo de aluguel
Atesto do aluguel
Fatura de água
Comprovante de pagamento da água
Atesto da água
Documentos pessoais
Comprovante de inscrição no INSS
Guia do IPTU
Comprovante de pagamento do IPTU
Atesto do IPTU
Boleto de condomínio
Comprovante de pagamento do condomínio
Recibo do condomínio
Atesto do condomínio
Diligências realizadas

Cuiabá-MT, dd/mm/aaaa.

___________________________________________
NOME
CARGO

*Check List Padrão - Os campos podem ser ajustados conforme a modalidade de locação (com ou sem reembolso).

ANEXO II - CHECK LIST LOCAÇÃO PESSOA JURÍDICA

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA
CHECK LIST - LOCAÇÃO PJ
NÚCLEO:
PROCESSO:
LOCADOR(A):

DOCUMENTOS	VENC./REF.	✓
Recibo de aluguel
Atesto do aluguel
Fatura de água
Comprovante de pagamento da água
Atesto da água
Guia do IPTU
Comprovante de pagamento do IPTU
Atesto do IPTU
Boleto de condomínio
Comprovante de pagamento do condomínio
Recibo do condomínio
Atesto do condomínio
Certidão Trabalhista
Certidão do FGTS
Certidão da União
Certidão Estadual
Certidão Municipal
Diligências realizadas

Cuiabá-MT, dd/mm/aaaa.
___________________________________________
NOME
CARGO

*Check List Padrão - Os campos podem ser ajustados conforme a modalidade de locação (com ou sem reembolso).

ANEXO III - CHECK LIST IPTU

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA
CHECK LIST - IPTU
NÚCLEO:
PROCESSO:
LOCADOR(A):
CONTRATO:

DOCUMENTOS	VENC./REF.	✓
Guia do IPTU
Atesto do IPTU
Contrato de locação
Diligências realizadas

Cuiabá-MT, dd/mm/aaaa.

____________________________________________
NOME
CARGO

*Check List Padrão - Utilizado quando o IPTU não é pago por reembolso, ou seja, pagamento direto.

ANEXO IV - CHECK LIST SERVIÇOS TERCEIRIZADOS

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA
CHECK LIST - TERCEIRIZADOS
CONTRATO:
PROCESSO:
REFERÊNCIA:

DOCUMENTOS	VENC./REF.	✓
Nota Fiscal
Guia do FGTS
Comprovante de pagamento da Guia do FGTS
Guia do INSS
Comprovante de pagamento da Guia do INSS
SEFIP
Conectividade Social
Auxílio Odontológico
Seguro de Vida dos funcionários
Vale Alimentação
Assistência Médica Hospitalar
Documentos de contratação
Certidão Trabalhista
Certidão da União
Certidão do FGTS
Certidão Estadual
Certidão Municipal
NÚCLEOS	ATESTO	FOLHA DE PAGAMENTO	PONTO	CESTA BÁSICA


Cuiabá-MT, dd/mm/aaaa.
___________________________________________
NOME
CARGO

*Check List Padrão - Os campos podem ser ajustados de acordo com cada pagamento.

ANEXO V - CHECK LIST DEMAIS SERVIÇOS E PAGAMENTOS

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA SISTÊMICA
CHECK LIST - DEMAIS SERVIÇOS E PAGAMENTOS
PROCESSO:
CONTRATO:
REFERÊNCIA:

DOCUMENTOS	VENC./REF.	✓
Nota Fiscal
Atesto
Empenho
Ordem de Serviço/Fornecimento
Certidão Trabalhista
Certidão do FGTS
Certidão da União
Certidão Estadual
Certidão Municipal
Diligências realizadas

Cuiabá-MT, dd/mm/aaaa.
___________________________________________
NOME
CARGO

*Check List Padrão - Os campos podem ser ajustados de acordo com cada pagamento.

ANEXO VI - MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES

Sistema Administrativo: Sistema de Patrimônio, Almoxarifado e Serviços - SPA

Atividade ou Processo de trabalho: Procedimentos a serem observados nas instruções de processo de pagamento.

Objetivos: Garantir que os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do prazo estabelecido, de acordo com ocontratado pela Defensoria Pública, evitando possíveis danos ao erário e resguardando a Administração Pública.

 Base legal e regulamentar associada: Portaria nº 1392/2019/DPG, que estabelece prazo para a entrega dos atestos de serviços e notas fiscais de responsabilidade dos fiscais de contratos no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso e dá outras providências; Decreto Estadual nº 8.199/2006, que dispõe sobre os critérios para pagamento relativo às aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis e imóveis; Lei 8.666/1993 (Licitações e Contratos), em especial os arts. 5º; 40, incisos IX, XIII e XIV; 55; 66; 67; 68; 69; 70; 71; 72; 73; 74; 75 e 76; Decreto Estadual nº 840/2017 (Regulamenta as modalidades licitatórias vigentes, às aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis, imóveis e o Sistema de Registro de Preço no Poder Executivo Estadual, o Cadastro Geral de Fornecedores do Estado de Mato Grosso, dispõe sobre a concessão de tratamento diferenciado e simplificado para às microempresas e empresas de pequeno porte nas licitações públicas no âmbito da Administração Pública Estadual, e dá outras providências.), em especial os arts. 98, § 2º; e 99, § 2º, inciso II; Constituição Federal 1988, em especial o artigo 37, caput; Lei 4.320, de 17 de março de 1964, que Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, em especial o art. 9º; Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966, que Dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional e institui normas gerais de direito tributário aplicáveis à União, Estados e Municípios, em especial o art. 3º; Instrução Normativa SRT nº 1, de 07 de novembro de 1989, em especial item 1 - inciso I; Esta instrução normativa também considera as práticas em geral adotadas nos contratos e nos termos de cessão de uso de imóveis celebrados com a DPEMT.

Riscos	Nível	Procedimentos de controle	Momento do processo (ponto de controle)	Item da IN
1 - A CAS e GPIGS não serem informadas sobre alteração de cláusulas contratuais, celebração de novos contratos ou termos de convênios, rescisão ou qualquer outra alteração que impacte nos processos de pagamento.	Extremo	1 - Os setores competentes sempre devem enviar os documentos necessários para conhecimento da CAS e da GPIGS.	1 - Momento da produção/obtenção da informação pelo setor competente.	Cap. I (Regras Gerais) - item 2 e 2.1
2 - Pagamento em atraso e cobrança de juros e multas.	Extremo	1 - Atentar-se ao prazo para pagamento, tanto a CAS quanto o fornecedor/locador/fiscal e demais setores.	1 - Quando do recebimento do respectivo documento fiscal.	Cap. I (Regras Gerais) - 6 e 6.1 Cap. II - 7, 7.1, 8, 8.1, 9, 9.1 Cap. III - 3 (d, d.1, d.2 e d.3) Cap. IV - B 3 e 3.1 Cap. V - C 3 (e, e.1, e.2) e (g, g.1 e g.2) D 3 (e, e.1 e e.2) E 4 (c, c.1 e c.2) F 2 G 5, 7 (e, e.1, e.2, e.3),
3 - Responsabilização da Administração perante os Órgãos de controle por questões relacionadas ao pagamento.	Extremo	1 - Observância das regras descritas na IN.	1 - Durante todo o procedimento de pagamento.	Todos os itens
4 - Adquirir e efetuar o pagamento de material permanente e deixar de comunicar a Gerência de Almoxarifado e Patrimônio Mobiliário (GAPM) para providências quanto a inserção no patrimônio da DPEMT.	Extremo	1 - Os setores competentes sempre devem enviar os documentos necessários para conhecimento da GAPM.	1 - Quando do recebimento do respectivo documento fiscal.	Cap. I (Regras Gerais) - item 7
5 - Atraso no recebimento dos documentos para pagamento.	Alto	1 - Acompanhar na planilha as datas em que as faturas costumam vencer e verificado o atraso verificar com o responsável o motivo da ausência de envio. 2 - Observar os prazos para envio dos documentos e atestos.	1 - Recebimento dos documentos pelos responsáveis e gestão dos pagamentos.	Cap. I (Regras Gerais) - 6 e 6.1 Cap. II - 7, 7.1, 8, 8.1, 9 e 9.1 Cap. V - F 2
6 - Pagamento em duplicidade ou de forma incorreta.	Alto	1 - Manter os dados atualizados das planilhas de acompanhamento. 2 - Verificar atentamente os dados constantes no documento fiscal e os dados constantes no contrato. 3 - Analisar atentamente os documentos.	1 - Durante todo o procedimento de pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) - 3, 4, 4.1, 8 e 8.1 Cap. II - 1 Cap. III - 3 (itens de “a” a “e”) Cap. IV - A 1 e 2 B 6 (itens de “a” a “e”) Cap. V - A 1, 1.1, 1.2 e 1.2.1 B 5 (itens de “a” a “f”) B 5.1 (itens de “a” a “i.2”) B 5.2 (itens de “a” a “g”) B 5.3 (itens de “a” a “e”) C 3 (itens de “a” a “i.1”) D 3 (itens de “a” a “e.2”) E 4 (itens de “a” a “g.1”) G 7 (itens de “a” a “h.2”)
7 - Pagamento em atraso e cobrança de juros e multas - caso específico de locação.	Alto	1 - Manter a planilha atualizada. 2 - Alimentar os dados corretamente. 3 - Observar os prazos contratuais. 4 - Atentar-se ao prazo para pagamento, tanto a CAS quanto o fornecedor/locador/fiscal.	1 - Após o recebimento do respectivo documento fiscal.	Cap. I (Regras Gerais) - 3, 4, 4.1, 6 e 6.1 Cap. II - 9, 9.1 Cap. V - B 3
8 - Pagamento em atraso, devido a morosidade no recebimento dos atestos.	Alto	1 - Adotar as providências descritas nesta IN caso o atesto não seja recebido no prazo fixado.	1 - Na CAS na análise dos documentos necessários para pagamento.	Cap. II - 3, 3.1, 6 e 6.1 Cap. IV - B 5 e 5.1 Cap. V - B 4 e 4.1 Cap. V - D 2 e 2.1 Cap. V - E 3, 3.1 Cap. V - G 6, 6.1, 6.2
9 - Falha ou ausência de conferência dos documentos trabalhistas dos contratos terceirizados, bem como da regularidade fiscal de todos os pagamentos.	Alto	1 - Verificar os documentos necessários à instrução do procedimento constantes no contrato de prestação de serviços. 2 - Fazer e preencher o check list.	1 - Nas Unidades Administrativas Gerenciadoras de Serviços, GPIGS e na CAS no momento da análise dos documentos.	Cap. III - 3 c Cap. IV - B 6 (itens de "a" a "e"), 7 (itens de "a" a "h") e 8. Cap. V - B 5 (f) e 6 Cap. V - G 7 (f) e 8
10 - Falha na gestão dos serviços e inobservância das cláusulas contratuais acarretando gastos elevados e desnecessários para Administração. Exemplo: identificação de vazamentos através do acompanhamento dos valores das faturas de águas; verificação de cobranças indevidas na conta de energia.	Alto	1 - Manter as planilhas atualizadas. 2 - Observar o consumo mensal com apoio das planilhas. 3 - Realizar diligências junto aos locais onde a prestação do serviço está sendo realizada. 4 - Manter os arquivos de contratos atualizados e disponíveis. 5 - Realizar consultas aos contratos para dirimir dúvidas.	1 - No momento da gestão dos serviços e conferência para pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) - 2, 2.1, 3, 4, 4.1 Cap. II - 1 e 6 Cap. IV - A 1 e 2 Cap. IV - B 8 Cap. V - B 5.1 (itens de "h" a "i.2") e 6.1 Cap. V - C 3 (itens de "h" a "h.3") e 4.1 Cap. V - D 4.1 Cap. V - E 4 (d) e 5
11 - Instrução dos procedimentos de pagamento inadequada/falha.	Alto	1 - Observar os documentos necessários à instrução do procedimento descritos nos respectivos contratos e legislação. 2 - Realizar consulta ao setor técnico competente para dirimir as dúvidas surgidas. 3 - Preencher corretamente o check list.	1 - Nos setores envolvidos na análise dos documentos necessários para pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) (todos os itens) Cap. II - 1 Cap. III (todos os itens) Cap. IV - B 4, 4.1, 4.1.1, 6, 7 e 8 Cap. V - B 1, 2, 3, 5 e 6 Cap. V - C 1, 2, e 3 Cap. V - D 1, 3 e 4 Cap. V - E 2, 3 e 4 Cap. V - G 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 e 8
12 - Deixar de efetuar o pagamento.	Alto	1 - Manter as planilhas atualizadas para acompanhamento.	1 - Na gestão dos serviços e na conferência para pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) 2, 2.1, 3, 4 e 4.1 Cap. II - 1 Cap. IV - A 1 e 2 Cap. IV - B 8 Cap. V - B 6 Cap. V - C 4.1 Cap. V - D 4 e 4.1 Cap. V - E 5 Cap. V - F 1 e 2 Cap. V - G 1 e 2 Cap. V - H 1 e 2
13 - Condenação subsidiária em processo judicial trabalhista referente aos encargos trabalhistas dos funcionários terceirizados.	Alto	1 - Instruir os procedimentos em conformidade com os documentos constantes no contrato. 2 - Apoiar o respectivo fiscal do contrato na gestão dos serviços, realizando orientações ou atos necessários à observância da execução dos serviços em conformidade com os termos contratuais junto à empresa ou à Autoridade Superior, quando necessário, para adoção de providências. 3 - Observar os documentos necessários com auxílio do check list.	1 - Na GPIGS no momento da análise dos documentos e na CAS no momento da instrução para pagamento. 2 - Fiscalização dos contratos.	Cap. II - 1 Cap. IV - B 4, 4.1, 4.1.1, 5, 5.1, 6 (itens de "a" a "e"), 7 (itens de "a" a "h") e 8.
14 - Pagamento para o credor incorreto ou pagamento de despesa não ocorrida.	Médio	1 - Observar os dados constantes nos contratos e os dados constantes no respectivo documento fiscal. 2 - Realizar diligências com o fiscal do contrato, quando necessário.	1 - Na conferência dos documentos para pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) - 2, 2.1, 8 e 8.1 Cap. II - 2 Cap. III - 3 (itens de “a” a “d”) Cap. IV - B 6 (itens de “a” a “e”) Cap. V - B 5 (itens de “a” a “c”) B 5.1 (itens de “a” a “e”) B 5.2 (itens de “a” a “e”) B 5.3 (itens de “a” a “d”) C 3 (itens de “a” a “d”) D 3 (itens de “a” a “d”) E 4 (item a), 5 G 7 (itens de “a” a “f”), 8
15 - Pagamento sem atesto do fiscal.	Médio	1 - Manter arquivo atualizado com as Portarias de designação dos fiscais. 2 - Preencher corretamente o check list.	1 - Na conferência dos documentos para pagamento.	Cap. I (Regras Gerais) - 1, 2 e 2.1 Cap. II - 2 e 6.1 Cap. IV - B 5, 6 (e) e 8 Cap. V - B 4, 5 (c), 5.1 (d), 5.2 (d), 5.3 (d) e 6 Cap. V - C 3 (d) Cap. V - D 2, 3 (d) e 4 Cap. V - E 3, 3.1, 4 (g) e 5 Cap. V - G 6, 6.1, 6.2, 7 (h) e 8

ANEXO VII - MAPAS DOS PROCESSOS

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D.O. nº27870 de 04/11/2020Procedimento n 319973 2020

D.O. nº27870 de 04/11/2020

Instrução Normativa SPA 012020

D.O. nº27870 de 04/11/2020PORTARIA Nº 01116 2020 SGDP

D.O. nº27870 de 04/11/2020
Procedimento n 319973 2020

D.O. nº27870 de 04/11/2020
PORTARIA Nº 01116 2020 SGDP