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D.O. nº26713 de 05/02/2016

Instrução Normativa nº 02 2016 SEGES

D.O. nº26753 de 06/04/2016
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 003 2016 SEGES

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02/2016/SEGES, DE 05 DE FEVEREIRO DE 2016

Disciplina critérios para elaboração e atualização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos no Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE GESTÃO, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do art. 71 da Constituição Estadual;

Considerando que compete à Secretaria de Estado de Gestão a orientação da elaboração do Manual Técnico de Processos e Procedimentos, conforme dispõe o Decreto nº 274, publicado em 01 de outubro de 2015, resolve instituir a presente Instrução Normativa.

Título I

Das Disposições Preliminares

Art. 1º A presente Instrução Normativa possui a finalidade de orientar sobre a atualização ou elaboração dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos, referenciando a metodologia e a ferramenta a serem utilizadas.

Título II

Da Padronização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos

Capítulo I

Da Composição e do Conteúdo

Art. 2º O Manual Técnico de Processos e Procedimentos deve conter os itens definidos no artigo 3º do Decreto nº 274/2015, que instituiu o Manual Técnico de Processos e Procedimentos para os Órgãos e Entidades do Poder Executivo.

§1º O Manual Técnico de Processos e Procedimentos será dividido em duas partes, uma documental, e outra referente aos processos.

§2º A parte documental será composta pelos seguintes elementos pré-textuais e capítulos:

I - elementos pré-textuais: capa equipe de elaboração e sumário;

II - introdução: este capítulo deve apresentar os objetivos, sua aplicação e a gestão do manual;

III - contextualização: este capítulo deve conter no mínimo:

a)          a base legal;

b)          a missão e visão;

c)          as competências definidas na lei;

d)          os sistemas corporativos informatizados disponíveis;

e)          a cadeia de valor e seus macroprocessos.

IV - glossário, siglas e abreviaturas: este capítulo conterá o significado dos termos mais usuais adotados pelo sistema ou pelo órgão ou entidade no Poder Executivo Estadual;

V - bibliografia: este capítulo deve apresentar as doutrinas teóricas que orientam as normas e procedimentos no Poder Executivo Estadual.

§3º A parte de processos será composta pelo mapeamento e melhoria dos processos e procedimentos, disponibilizada em sítios institucionais, e deve conter:

I - processos, subprocessos e atividades;

II - documentos padronizados como tabelas, formulários, check list, POPs, Guias, dentre outros.

Capítulo II

Da Responsabilidade

Art. 3º O inciso I do §2º do Art. 2º desta instrução normativa será elaborado e atualizado pela Secretaria de Estado de Gestão - Superintendência de Desenvolvimento Organizacional e será um capítulo padronizado a todos os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Estado de Mato Grosso.

Art. 4º Os dirigentes ou representantes do sistema ou órgão ou entidade serão responsáveis pela elaboração, revisão e monitoramento dos incisos de III a V do §2º e incisos I e II do §3º do Art. 2º desta instrução normativa.

Parágrafo único A Superintendência de Desenvolvimento Organizacional será responsável pela orientação técnica, tendo o Manual do Escritório de Gerenciamento de Processos como referencial metodológico para o conteúdo indicado no §3º do Art. 2º.

Art. 5º A formatação da parte documental de cada Manual Técnico de Processos e Procedimentos será de responsabilidade da equipe designada pelo sistema ou órgão ou entidade.

Art. 6º A aprovação de que trata o parágrafo único do Art. 11 do Decreto nº274/2015 será realizada pela Superintendência de Desenvolvimento Organizacional, que terá cinco dias úteis para emitir seu parecer após o recebimento do Manual Técnico.

Parágrafo único Além desta aprovação final, serão realizadas validações parciais ao longo da elaboração dos manuais para garantir aderência aos padrões durante todo o processo.

Capítulo III

Da Formatação e Redação do Manual Técnico

Art. 7º O arranjo dos dispositivos que descrevem os temas a serem tratados na parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimento deverá ser organizado nos respectivos níveis:

I - Título: deve ser disposto o título do sistema, órgão ou entidade;

II - Capítulos: devem ser dispostos os itens tratados no §2º do Art. 2º desta instrução normativa.

III - Seções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro do capítulo.

IV - Subseções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro da seção, caso necessário.

Art. 8º A formatação dos textos contidos na parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimentos deverá observar a formatação padrão, conforme especificada abaixo:

I - a fonte será Calibri;

II - as margens serão: superior 3cm, inferior 2cm, esquerda 3cm, e direita 2cm;

III - O estilo do texto terá as seguintes características:

a)          tamanho 12;

b)          cor preta;

c)          espaçamento entre linhas de 1,15;

d)          espaçamento entre parágrafos 6 pts;

e)          alinhamento justificado;

f)           recuo de 1cm;

g)          parágrafo sem recuo na primeira linha.

IV - O estilo dos capítulos terá as seguintes características:

a)          tamanho 14;

b)          cor azul (RGB 27.50.129);

c)          negrito;

d)          caixa alta;

e)          alinhado à margem esquerda;

f)           espaçamento simples entre linhas;

g)          espaçamento entre parágrafos de 18 pts;

h)          nenhum recuo;

i)           numeração sequencial em primeiro nível;

X - O estilo das seções terá as seguintes características:

a)          tamanho 13;

b)          cor cinza escuro (RGB 35.31.32);

c)          negrito;

d)          caixa alta;

e)          alinhado à margem esquerda;

f)           espaçamento simples entre linhas;

g)          espaçamento entre parágrafos de 12 pts;

h)          nenhum recuo;

i)           numeração sequencial em segundo nível;

XI - O estilo das demais subseções terá as seguintes características:

a)          tamanho 12;

b)          cor azul (RGB 27.50.129);

c)          a primeira letra maiúscula e as demais minúsculas (exceto nomes próprios)

d)          alinhado à margem esquerda

e)          espaçamento simples entre linhas

f)           espaçamento entre parágrafos de 10 pts

g)          recuo de 1cm

h)          numeração em terceiro ou maior nível

VI - em caso de citação com mais de 3 linhas iniciar novo parágrafo com recuo de 4cm, entre aspas, com tamanho de fonte número 10 e o resto do estilo igual ao texto;

VII - a paginação será realizada em algarismos arábicos (1,2,3...) na parte inferior direita da folha. Inicia-se na primeira página de texto;

VIII - a disponibilização do arquivo deve ser em PDF e publicado em meio virtual conforme estabelecido no art. 13 do Decreto nº 274/2015. Não será necessária a sua impressão.

Parágrafo único. Para melhor visualização da formatação e do arranjo dos dispositivos, segue modelo no Anexo III.

Art. 9º Os itens do sumário devem conter hiperlinks para suas respectivas seções.

Art. 10 A elaboração da parte documental deverá assegurar a clareza, objetividade e coerência da redação, considerando as seguintes diretrizes:

I - dar preferência à redação por tópicos com frases curtas e objetivas;

II - empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos técnicos definidos em terminologias pertinentes;

III - evitar o uso de siglas e abreviaturas que não tenham sido instituídas em legislação própria.

Capítulo IV

Da Metodologia e Ferramenta

Art. 11 A metodologia para o mapeamento e a melhoria dos processos e procedimentos indicado no §3º do Art. 2º, será a BPM - Business Process Management - Gerenciamento de Processos de Negócios. Essa metodologia dispõe sobre alguns conceitos como:

I - cadeia de valor: é o conjunto de macroprocessos (atividades) distintos que uma organização utiliza para entregar produtos e serviços aos seus clientes. Cada um dos macroprocessos deve entregar algum valor e que agregam à organização, bem como as interfaces, para a satisfação dos seus clientes e o cumprimento de seus objetivos e sua razão de existência.

II - macroprocesso: conjunto de processos executados de forma ordenada, para realização de objetivos e metas da organização. Geralmente envolve mais que uma função na estrutura organizacional, e sua operação tem impacto significativo no modo como a organização funciona. A integração entre os macroprocessos de uma organização é fundamental para sua competitividade. As definições corretas dos macroprocessos que formam a cadeia de valor e sua integração constituem a base inicial do desenho da operação da organização. Existem três tipos macroprocessos: primário, suporte e gerencial.

a)          Primário - são freqüentemente referenciados como processos essenciais ou finalísticos, pois representam as atividades essenciais que uma organização executa para cumprir a missão organizacional, e que agregam valor diretamente para o cliente.

b)          Suporte - são processos essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos primários, sendo necessários para subsidiar a execução dos mesmos.

c)          Gerencial - são processos ligados à estratégia da organização, que têm o propósito de formular diretrizes, medir, controlar e monitorar o desempenho para o alcance de suas metas.

III - processo de trabalho: conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e no espaço de forma encadeada, que possuem um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidas ou comportamentos executados para alcançar uma ou mais metas. Estes processos devem ser descritos com o verbo no infinitivo;

IV - subprocesso: constitui-se em um nível maior de detalhamento dos processos, que demonstra os fluxos de trabalho e atividades sequenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo institucional. Estes subprocessos devem ser descritos com o verbo no infinitivo;

V - atividade: ação executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da instituição. As atividades correspondem a “o quê” é feito (nome da atividade) e “como” é feito (descrição da atividade) durante o processo. A atividade deve ser descrita com o verbo no infinitivo.

Parágrafo único Mais informações sobre a metodologia de gestão por processos serão detalhadas no Manual do Escritório de Gerenciamento de Processos e no Anexo I (hierarquia de processos) e Anexo II (modelo da cadeia de valor).

Art. 12 A ferramenta a ser utilizada na elaboração dos processos, subprocessos e procedimentos de trabalho descritos no inciso I do §3º do Art. 2º desta instrução normativa será o Bizagi. Esta ferramenta pode ser encontrada para download no sítio: www.bizagi.com.

Parágrafo único Maiores informações sobre a ferramenta serão detalhadas no Guia da Ferramenta Bizagi

Título III

Das Disposições Finais

Art. 13 A utilização da metodologia e dos instrumentos dispostos nesta Instrução Normativa enfatiza a padronização necessária para todos os órgão e entidades do Poder Executivo na atualização e elaboração do Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, sendo aplicável aos processos já em trâmite.

Art. 15 Revogam-se as disposições em contrário.

Cuiabá-MT, 05 de Fevereiro de 2016.

JOELSON OBREGÃO MATOSO

Secretário de Estado de Gestão em exercício

(original assinado)

Anexo I - Hierarquia de Processos

Anexo II - Modelo de Cadeia de Valor

Anexo III

Capa:

MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

[nome do sistema, órgão ou entidade]

MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

[NOME DO SISTEMA, ÓRGÃO OU ENTIDADE]

Início da página pré-textual:

<folha de registro de autoridades>

Fim da página pré-textual.

Início da página pré-textual:

EQUIPE TÉCNICA

MEMBROS DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DOS MANUAIS

<tabela com membros>

Fim da página pré-textual.

Início da página pré-textual:

SUMÁRIO

1.1.      [SEÇÃO]                                                                                                                                                 12

1.1.1. [SUBÇEÃO]                                                                                                                                            12

1.2.      [SEÇÃO]                                                                                                                                                 12

1.2.1. [SUBSEÇÃO]                                                                                                                                          12

Fim da página pré-textual.

[NOME DO CAPÍTULO]

Início da seção textual:

1.         [NOME DO CAPÍTULO]

1.1.    [SEÇÃO]

1.1.1. [Subseção]

Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto

Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto

1.1.1.1.              [Subsubseção]

Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto

1.2.         [SEÇÃO]

1.2.1. [Subseção]

Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto

Fim da seção textual.

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