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D.O. nº28203 de 14/03/2022
LRF RREO 2021 6º Bimestre IOMAT
D.O. nº28204 de 15/03/2022

Portaria nº 0012022 Fluxo Documentos SATE

D.O. nº28205 de 16/03/2022
Portaria n° 050 2022 Tit e Subs altera Port 52 2021

PORTARIA Nº.001/SATE/SEFAZ/2022

Estabelece diretrizes para o fluxo de documentos no âmbito da Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual da Secretaria de Estado de Fazenda SATE/SEFAZ, e dá outras providências.

A SECRETÁRIA ADJUNTA DO TESOURO ESTADUAL, no exercício das atribuições que lhe são conferidas;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar o fluxo de documentos no âmbito da Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual da Secretaria de Estado de Fazenda SATE/SEFAZ;

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar o tratamento conferido às consultas, informações, orientações e/ou outros documentos solicitados à SATE/SEFAZ;

CONSIDERANDO a necessidade de organizar o trâmite de atos normativos e suas respectivas assinaturas no âmbito da SATE/SEFAZ;

CONSIDERANDO a necessidade de fixar regras para garantir a segurança na difusão externa de informações e dados disponibilizados nos sistemas informatizados geridos pela SATE/SEFAZ;

CONSIDERANDO a necessidade do aperfeiçoamento das normas que regulam as condutas e os padrões referentes à divulgação de informações no âmbito do Tesouro Estadual;

CONSIDERANDO a publicação da Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, bem como o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que a regulamenta;

CONSIDERANDO a publicação do Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, alinhado com o Programa Simplifica MT, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a Portaria nº 235/2021/SEFAZ/MT, de 18 de novembro de 2021, que dispõe sobre a implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.

CONSIDERANDO a Portaria nº 33/2012/SEFAZ/MT, de 14 de fevereiro de 2012, que estabelece os procedimentos a serem observados no atendimento das solicitações/requisições originárias dos órgãos e entidades que especifica e dá outras providências.

RESOLVE:

Capítulo I

Da Organização e Atribuições

Art. 1° Esta Portaria regulamenta o fluxo de documentos no âmbito da Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual da Secretaria de Estado de Fazenda SATE/SEFAZ, em especial o seguinte:

I) o tratamento conferido às consultas, informações, orientações e/ou outros documentos solicitados à SATE/SEFAZ;

II) o trâmite de atos normativos e suas respectivas assinaturas;

III) regras para garantir a segurança na difusão externa de informações e dados disponibilizados nos sistemas informatizados geridos pela SATE/SEFAZ.

Art. 2° Devem os coordenadores, superintendentes e chefes de unidades estratégicas da SATE adotar medidas de controle e análise prévia de todos os atos administrativos, em consonância às legislações pertinentes a cada área.

Art. 3º O Gabinete da SATE será responsável pelo recebimento e envio das demandas oriundas de órgãos e entes externos, de outras Secretarias Adjuntas e do Gabinete do Secretário de Fazenda.

Capítulo II

Dos Documentos Elaborados

Art. 4º As coordenadorias, superintendências e unidades estratégicas da SATE deverão se manifestar nos processos por intermédio dos documentos relacionados nos artigos a seguir, para as quais a SATE irá disponibilizar Procedimento Operacional Padrão - POP com orientações gerais para elaboração de notas técnicas pelas suas unidades.

Art. 5º A nota técnica é o documento elaborado para apresentar respostas a quaisquer demandas relativas aos produtos de competência da SATE, seja por interessados internos ou externos à SEFAZ/M, com as considerações do elaborador, conforme atribuições regimentais,

Art. 6º O ofício é documento utilizado para enviar consultas, solicitação de informações, orientações, documentos e/ou encaminhar resposta aos interessados externos à Secretaria de Estado de Fazenda - SEFAZ/MT, entre eles órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta, podendo ser também dirigidos aos particulares.

Parágrafo único. O disposto nesta Portaria não dispensa a observância da Portaria nº 033/2012-SEFAZ

Art. 7º Nos casos em que o Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda expressamente autorizar, a resposta poderá ser enviada diretamente pela SATE.

Art. 8º A comunicação interna (CI) documento utilizado pelas unidades da SATE para tramitação de processos no SIGADOC no âmbito interno da SEFAZ/MT, para as unidades externas à SATE, com o objetivo de tratar de assuntos de caráter administrativo.

Art. 9º Fica vedada a utilização de CI para elaborar respostas às demandas encaminhadas à SATE, sejam elas oriundas de interessados externos ou internos.

Art. 10 O despacho é o documento utilizado pelas Unidades da SATE para tramitação de processos no SIGADOC no âmbito interno da SATE, com o objetivo de tratar de assuntos de caráter administrativo.

Art. 11 Para a criação ou alteração de ato normativo já existente, a unidade interessada deverá encaminhar solicitação à UNAJ com o esboço da minuta, a justificativa para a criação ou alteração do ato normativo, bem como prestar suporte necessário para que a UNAJ consiga elaborar a minuta solicitada.

Art. 12 Instrução de Trabalho: documento elaborado pela SATE para padronizar tarefas específicas e operacionais, com o intuito de orientar as Unidades Orçamentárias do Estado de Mato Grosso como realizar determinado processo.

Capítulo II

Das Considerações Finais

Art. 13 Fica vedada às unidades subordinadas à Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual a recusa no recebimento de processos que lhe tenham sido direcionados.

Art. 14 Procedimento Operacional Padrão é o documento elaborado em formato de manual descritivo para a execução de tarefas e procedimentos pelas unidades da SATE, que visa informar aos profissionais envolvidos nos processos sobre as diretrizes de atuação, mantendo assim a padronização das atividades.

Art. 15 As unidades estratégicas UEXT, UDTE e UNAJ terão prazo de 30 dias para elaborar, em conjunto, os Procedimentos Operacionais Padrão - POPs  mencionados na presente portaria.

Parágrafo único. Os Procedimentos Operacionais Padrão - POPs ficarão disponíveis para consulta na nuvem compartilhada das contas do Google Workspace Corporativo da SEFAZ/MT.

Art. 16 As unidades da SATE, quando identificarem a necessidade de alteração e/ou criação de orientação interna e/ou externa para a execução dos serviços de sua competência, conforme disposto no regimento interno, poderão elaborar Instruções de Trabalho ou Procedimentos Operacionais Padrão com o suporte da UEXT e UDTE.

Art. 17 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 119/GSF/SEFAZ/2016, de 17 de junho de 2016.

C U M P R A - S E

Gabinete do Secretário Adjunto do Tesouro Estadual da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso, em Cuiabá - MT, 14 de março de 2022.

LUCIANA ROSA

Secretária Adjunta do Tesouro Estadual

(Assinado via SIGADOC)

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